Hilfeartikel

Klicken Sie auf das Menü „Akten“ und danach auf eine Akte. In den Untermenüs, die sich öffnen, klicken Sie auf das Untermenü „Integrationen“ und danach in der Exact Online-Kachel auf „Installiert“.

In diesem Fenster können Sie einstellen, wohin die Kaufrechnungen und Verkaufsrechnungen in Exact geschickt werden müssen und welches das Standardkonto ist, das mitgeschickt werden kann (falls kein anderes Sachkonto auf einer anderen Ebene definiert ist). Wenn Sie „In Journal einbuchen“ auswählen, versendet Billit keine zu verarbeitenden UBL-Rechnungen mehr, sondern es werden automatisch Buchungen in Exact aufgrund der vorab eingestellten Sachkonten vorgenommen. Sie können in diesem Fenster auch auswählen, ob die CODA-Dateien an den digitalen Postkasten von Exact Online mitgeschickt werden dürfen (nur wenn der Mandant über Billbank oder KBC mit der Bank verknüpft ist).

Exact Online weist Ihren Buchungen automatisch eine fortlaufende Nummer zu. In diesem Fenster können Sie allerdings auch einstellen, dass die Rechnungsnummern aus Billit verwendet werden sollen. Hinweis: Wenn diese Option aktiv ist, überschreibt Billit bestehende Buchungen, falls die Nummer bereits existiert!

Nützliche Informationen für die Auswahl des Importordners

Wie Sie wissen, stehen in Exact Online Accountancy verschiedene Abonnementarten zur Verfügung. Je nach Arbeitsweise und dem von Ihnen erwünschten Ausmaß der Effizienz können Sie pro Administration 1 dieser „Administrationsarten“ wählen. Exact Online macht einen Unterschied zwischen Rechnungen, die über den digitalen Postkasten übermittelt wurden, und Einkaufs- oder Verkaufsbuchungen, die über die API sofort in das Journal von Exact eingebucht werden. Den Importordner wählen Sie am besten abhängig von Ihrer Abonnementart.

Wenn Sie den digitalen Postkasten von Exact Online verwenden möchten, haben Sie 3 Optionen:

• Exact Online Standard Company: Dies ermöglicht, UBL-Rechnungen aus Billit an den digitalen Postkasten von Exact Online zu übermitteln und diese danach manuell zu buchen.
• Exact Online No Hands Company: In dieser Administrationsart verfügt Ihr Mandant über ein Beobachterkonto („Mein Büro“). Zudem sind 10 Buchungsvorschläge pro Monat enthalten. Dies bedeutet, dass Exact Online aus den von Billit übermittelten UBL einen Buchungsvorschlag erstellt, den Sie danach automatisch oder nach einer Kontrolle verarbeiten lassen können. Die Buchungsvorschläge werden durch Machine Learning aufgrund der – in der Akte vorhandenen – Buchungen generiert. Neben dieser Funktionalität sind in dieser Administrationsart auch andere Features verfügbar. Hierfür verweisen wir Sie gerne auf die Website von Exact .
• Exact Online No Hands Unlimited Company: Neben dem Beobachterkonto („Mein Büro“) sind in dieser Administrationsart 500 Rechnungen pro Quartal enthalten. So wie in No Hands Company erstellt Exact Online aus den von Billit übermittelten UBL einen Buchungsvorschlag, den Sie danach automatisch oder nach einer Kontrolle verarbeiten lassen können. Die Buchungsvorschläge werden durch Machine Learning aufgrund der – in der Akte vorhandenen – Buchungen generiert. Neben dieser Funktionalität sind in dieser Administrationsart auch andere Features verfügbar. Hierfür verweisen wir Sie gerne auf die Website von Exact .

Eine zweite Option ist die Übermittlung von Einkaufs- oder Verkaufsbuchungen über die API an das Journal von Exact. Wenn Sie diese Arbeitsweise anwenden, übermittelt Billit eine fertige Buchung an das Journal von Exact Online. In diesem Szenario genügt Standard Company in Exact Online, da Exact keine weitere Anreicherung der Buchungen vornehmen muss. Die Technologie von Billit sorgt schließlich für die Buchung anhand vorab eingestellter Konten. Dies bedeutet allerdings, dass gewisse Features in Exact Online nicht verfügbar sind. Für weitere Informationen oder bei Fragen dazu verweisen wir Sie gerne auf die Website von Exact .