Hilfeartikel

Mit der Funktion „Zeiterfassung“ von Billit können Sie Ihre Arbeitszeiten ganz genau erfassen. Möglich ist dies sowohl über die Plattform als auch mobil in der Billit-App. Anhand der auf diese Weise angelegten Zeitfenster können Sie danach ganz einfach Ihre Rechnungen erstellen.

Zeiterfassungsmodul aktivieren

Bevor Sie das Zeiterfassungsmodul in Billit verwenden können, müssen Sie es aktivieren. Gehen Sie dazu in die „Einstellungen > Allgemeines“ auf der Plattform und aktivieren Sie das Modul unter „Zeiterfassung und Projekte“. Klicken Sie anschließend unten auf „Speichern“.

Im linken Menü wird nun das Element „Zeiterfassung“.  angezeigt. Auch in der Billit-App wird diese Funktion nun verfügbar sein.

Achtung: Arbeiten Sie mit mehreren Benutzern in Billit und haben Sie jemals deren Rechte angepasst? Dann müssen Sie das Modul „Zeiterfassung“ für jeden Benutzer aktivieren.

Gehen Sie dazu zu „Einstellungen > Nutzer“ und klicken Sie auf den Namen des Benutzers, für den Sie das Modul aktivieren möchten. Scrollen Sie bei „Rechte“ nach unten, aktivieren Sie die Option „Zeiterfassung“ und klicken Sie unten auf „Speichern“.

In der Billit-Plattform

Zeitfenster manuell anlegen

1. Gehen Sie auf die Plattform und klicken Sie in der linken Spalte auf „Zeiterfassung“.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Zeitfenster hinzufügen“.
3. Tragen Sie die erforderlichen Daten ein:
   1. Projekt: Ordnen Sie das Zeitfenster einem Projekt zu (optional).
   2. Kunde: Ordnen Sie das Zeitfenster direkt dem Kunden zu, dem es in Rechnung gestellt wird (optional).
   3. Datum: Geben Sie den Tag ein, auf den sich die Arbeitszeiten beziehen oder an dem Sie mit dem Zeitfenster begonnen haben.
   4. Stunden: Geben Sie an, wie viele Stunden Sie in diesem Zeitfenster gearbeitet haben. Dies kann manuell eingetragen werden, Sie können Ihre Eingabe aber auch mit den Schaltflächen „+0:15“, „+0:30“ und „+1:00“ schnell ändern.
   5. Beschreibung: Fügen Sie eine eindeutige Beschreibung hinzu, um Ihre Arbeitszeiten später schnell wiederzufinden (optional).
   6. Abgerechnet: Aktivieren Sie diese Schaltfläche, wenn Sie das Zeitfenster bereits in Rechnung gestellt haben.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Hinzufügen“. Die Daten können später noch geändert werden.
5. Ihr Zeitfenster erscheint nun in der Übersicht. Über das Stift-Symbol rechts können Sie das Zeitfenster bearbeiten.
6. Um ein Zeitfenster zu löschen, klicken Sie auf den Papierkorb ganz rechts neben dem Zeitfenster.

Zeitfenster mit Timer anlegen

1. Gehen Sie auf die Plattform und klicken Sie in der linken Spalte auf „Zeiterfassung“.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Uhr starten“.
3. Ihr Zeitfenster erscheint nun in der Übersicht mit einem laufenden Timer.
4. Klicken Sie auf „Stopp“, um den Timer zu stoppen. (Sie können nur laufende Timer stoppen, die Sie selbst gestartet haben.)
5. Über das Stift-Symbol rechts können Sie das Zeitfenster bearbeiten und die erforderlichen Daten eintragen oder ändern:
   1. Projekt: Ordnen Sie das Zeitfenster einem Projekt zu (optional).
   2. Kunde: Ordnen Sie das Zeitfenster direkt dem Kunden zu, dem es in Rechnung gestellt wird (optional).
   3. Datum: Geben Sie den Tag ein, auf den sich die Arbeitszeiten beziehen oder an dem Sie mit dem Zeitfenster begonnen haben.
   4. Stunden: Geben Sie an, wie viele Stunden Sie in diesem Zeitfenster gearbeitet haben. Dies kann manuell eingetragen werden, Sie können Ihre Eingabe aber auch mit den Schaltflächen „+0:15“, „+0:30“ und „+1:00“ schnell ändern.
   5. Beschreibung: Fügen Sie eine eindeutige Beschreibung hinzu, um Ihre Arbeitszeiten später schnell wiederzufinden (optional).
   6. Abgerechnet: Aktivieren Sie diese Schaltfläche, wenn Sie das Zeitfenster bereits in Rechnung gestellt haben.
6. Auf Wunsch können Sie einen Timer auch neuerlich starten, indem Sie in der Liste beim entsprechenden Zeitfenster auf „Start“ klicken. Dies ist nur mit Timern möglich, die Sie ursprünglich selbst gestartet haben.
7. Um ein Zeitfenster zu löschen, klicken Sie auf den Papierkorb ganz rechts neben dem Zeitfenster.

Zeitfenster in einem Projekt anlegen

Arbeiten Sie mit Projekten? Dann können Sie auch einfach ein Zeitfenster in einem Projekt hinzufügen – manuell oder über einen Timer.

1. Gehen Sie auf die Plattform und klicken Sie in der linken Spalte auf „Projekte“.
2. Klicken Sie in der Übersicht auf das Projekt, für das Sie die Arbeitszeit erfassen wollen.
3. Klicken Sie auf „Zeitfenster hinzufügen“ oder „Uhr starten“, um ein neues Zeitfenster für dieses Projekt hinzuzufügen oder zu starten.

Filter für Liste mit Zeitfenstern anwenden

Haben Sie eine lange Liste mit Zeitfenstern und verlieren Sie den Überblick? Dann können Sie einen oder mehrere Filter einstellen, um schnell das richtige Zeitfenster zu finden.

Im Zeiterfassungsfenster können Sie unter „Übersicht“ verschiedene Filter einstellen:

• Anfangsdatum
• Enddatum
• Zeitraum
• Benutzer
• Projekt
• Kunde

Eingestellte Filter können Sie wieder löschen, indem Sie auf „Filter zurücksetzen“ klicken.

Rechnung anhand von Zeitfenstern erstellen

1. Gehen Sie auf die Plattform und klicken Sie in der linken Spalte auf „Zeiterfassung“.
2. Wählen Sie in der Übersicht ein oder mehrere Zeitfenster aus, die Sie als Grundlage für Ihre Rechnung verwenden wollen.
3. Klicken Sie auf „Rechnung erstellen“ (unter den Filtern).
4. Sie gelangen nun in das Fenster, in dem Sie Rechnungen erstellen können. Haben Sie das Zeitfenster einem Kunden und/oder einem Projekt zugeordnet, ist dies bereits automatisch eingetragen. Auch Ihre Auftragszeilen sind automatisch anhand der Projektdaten ausgefüllt.
5. Füllen Sie den Rest der Felder aus und klicken Sie auf „Rechnung erstellen“. Ihre Rechnung erscheint nun in der Rechnungsübersicht.
6. In der Zeitfensterübersicht sind abgerechnete Zeitfenster grün markiert. Möchten Sie dies nicht? Dann können Sie das Zeitfenster über das Stift-Symbol bearbeiten und die Option „abgerechnet“ deaktivieren.

Mehrere Zeitfenster gleichzeitig als abgerechnet markieren

1. Gehen Sie auf die Plattform und klicken Sie in der linken Spalte auf „Zeiterfassung“.
2. Wählen Sie in der Übersicht die Zeitfenster aus, die Sie als abgerechnet markieren wollen.
3. Klicken Sie auf „Als abgerechnet markieren“ (unter den Filtern).
4. Um die Markierung „abgerechnet“ wieder zu entfernen, müssen Sie das Zeitfenster über das Stift-Symbol rechts bearbeiten und im Pop-up-Fenster, das erscheint, die Option „abgerechnet“ deaktivieren. Dies ist nicht für mehrere Zeitfenster gleichzeitig möglich, sondern muss für jedes Zeitfenster einzeln gemacht werden.

In der Billit-App

1. Öffnen Sie die App und klicken Sie auf „Zeiterfassung“.
2. Das Datum ist automatisch auf das aktuelle Tagesdatum eingestellt. Verwenden Sie die Pfeile oben links und rechts oder das Kalendersymbol, um ein anderes Datum zu wählen.
3. Starten Sie ein neues Zeitfenster über die Schaltfläche „Uhr starten“ unten.
4. Klicken Sie auf „Stopp“ (⏹️), um den Timer zu stoppen.
5. Klicken Sie auf das Zeitfenster, um es zu bearbeiten und die erforderlichen Daten einzutragen oder zu ändern:
   1. Projekt: Ordnen Sie das Zeitfenster einem Projekt zu (optional).
   2. Kunde: Ordnen Sie das Zeitfenster direkt dem Kunden zu, dem es in Rechnung gestellt wird (optional).
   3. Datum: Geben Sie den Tag ein, auf den sich die Arbeitszeiten beziehen oder an dem Sie mit dem Zeitfenster begonnen haben.
   4. Stunden: Geben Sie an, wie viele Stunden Sie in diesem Zeitfenster gearbeitet haben. Dies kann manuell eingetragen werden, Sie können Ihre Eingabe aber auch mit den Schaltflächen „+0:15“, „+0:30“ und „+1:00“ schnell ändern.
   5. Beschreibung: Fügen Sie eine eindeutige Beschreibung hinzu, um Ihre Arbeitszeiten später schnell wiederzufinden (optional).
6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Die Daten können später noch geändert werden.
7. Um ein Zeitfenster zu löschen, klicken Sie auf den Papierkorb links unten.

Mit der Schaltfläche „+“ links unten können Sie auch manuell ein Zeitfenster erstellen, ohne den Timer zu verwenden.