Kann Ihnen KI bei der Verwaltung helfen?

KI, die lernt und generiert

Künstliche Intelligenz (KI), auch als artifizielle Intelligenz bezeichnet, ist ein Fachbereich der Informatik, der sich mit der Entwicklung von Computersystemen beschäftigt, die Aufgaben ausführen können, für die normalerweise menschliche Intelligenz benötigt wird.

Dabei muss man zwischen maschinellem Lernen (ML) und Large Language Models (LLMs) unterscheiden. Bei ML werden Systeme daraufhin trainiert, ausgehend von Daten Vorhersagen zu treffen. Beispiele sind etwa Gesichtserkennung oder Stimmerkennung. LLMs sind hingegen in der Lage, natürliche Sprache, Bilder oder Ton zu verstehen und selbst zu erzeugen. Bekannte Beispiele hierfür sind ChatGPT, DALL-E, Google Gemini und Microsoft Copilot.

Sowohl ML als auch LLM kann man schon heute einsetzen, um die Verwaltung zu beschleunigen.

6 Möglichkeiten, wie Ihnen KI bei Verwaltungsaufgaben helfen kann

Vielleicht träumen Sie davon, Ihre Verwaltung vollständig der KI zu überlassen. Dies ist heute (leider) noch nicht möglich. Sie kann aber dabei helfen, bestimmte Aufgaben effizienter zu erledigen:

1. Dateneingabe und -verarbeitung

Mit KI kann man die Dateneingabe und -verarbeitung größtenteils automatisieren. So ist es etwa möglich, Rechnungen zu scannen und relevante Informationen wie Beträge, das Datum und Namen von Lieferanten automatisch zu extrahieren. Da man diese Daten nicht mehr manuell abtippen muss, gewinnt man viel Zeit und vermeidet menschliche Fehler. Diese Form der KI haben wir in die „Schnelleingabe“ von Billit integriert. Wie das genau aussieht, lesen Sie weiter unten in diesem Artikel.

2. Buchhaltung

Man kann KI auch einsetzen, um verschiedene Buchhaltungsaufgaben zu automatisieren. Beispiele hierfür sind die automatische Klassifizierung von Transaktionen und die Erstellung von Finanzübersichten oder Steuererklärungen. Dank KI verlaufen diese Prozesse effizienter, wodurch Sie oder Ihr Buchhalter bzw. Steuerberater Zeit sparen.

3. Workflow-Automatisierung

KI kann Workflows automatisieren, indem repetitive Aufgaben erkannt und erledigt werden. Ein Beispiel ist etwa der Versand von Mahnungen aufgrund von Informationen in Rechnungen oder E-Mails.

4. Cashflow-Prognose

Durch die Analyse historischer Daten kann KI bei der Cashflow-Prognose helfen. Dies ermöglicht eine bessere Finanzplanung und die Vorbereitung auf mögliche Defizite oder Überschüsse.

5. Betrugserkennung

KI kann beim Aufspüren verdächtiger Aktivitäten oder Transaktionen, die auf Betrug hinweisen, helfen. Dank dieser Technologie ist es möglich, Muster zu identifizieren, die Menschen nur schwer selbst erkennen. So wird es für Unternehmen einfacher, Betrug zu verhindern oder zu minimieren.

6. Vertragsverwaltung

Man kann KI einsetzen, um Verträge zu analysieren und wichtige Informationen zu extrahieren, etwa Ablaufdaten, Bedingungen und Verpflichtungen. Dies macht die Vertragsverwaltung effizienter und reduziert das Risiko, wichtige Fristen zu versäumen.

Wie die „Schnelleingabe“ von Billit KI nutzt

Zweifellos wissen Sie, dass Sie in Billit über die „Schnelleingabe“ auf einfache Art Dokumente wie Abbildungen oder PDFs importieren können. Diese Dokumente können dann automatisch durch Texterkennung (OCR) verarbeitet werden.  Dabei werden Informationen wie Beträge, das Datum etc. extrahiert und in eine E-Rechnung oder ein anderes digitales Dokument übernommen.

Für diesen Prozess wenden wir maschinelles Lernen an: Unsere Texterkennung ist selbstlernend; das bedeutet, dass sie genauer wird, je öfter sie verwendet wird.

Das funktioniert so:

• Unsere Software versucht, von jeder Abbildung oder jedem PDF, das über die Schnelleingabe importiert wird, die Informationen zu extrahieren, die nötig sind, um eine elektronische Rechnung zu erstellen. Dabei werden die Koordinaten, die angeben, wo sich diese Informationen in einem Dokument befinden, gespeichert.
  
  
•  Wenn ein Benutzer eines der gefundenen Felder korrigiert, merkt sich die Texterkennung auch diese Informationen. Derneue Wert, den der Benutzer angibt, wird von der Software dann im Dokument gesucht, um auch diese Koordinaten zu speichern.
  
  
• Alle Daten, die so gespeichert werden, nutzt unsere Software, um neue Abbildungen oder PDFs besser zu interpretieren.

Bemerkenswert ist, dass wir dieses System schon von Anfang an – 2014! – in Billit integriert haben. Es ist also viel älter als die LLM-Anwendungen, die heute so beliebt sind. Schön ist auch, dass alle Billit-Benutzer im Prinzip dabei helfen, unsere Texterkennung zu verbessern. Eigentlich vollbringen Sie also jedes Mal, wenn Sie mit unserer Software ein neues Dokument scannen, eine gute Tat.

Hinweis: Haben Sie bemerkt, dass wir die Abbildung oben in diesem Blogartikel auch mithilfe von KI generiert haben? Den Text haben wir noch selbst geschrieben, auch wenn wir uns dafür an manchen Stellen von ChatGPT inspirieren ließen.