Warum eine PDF-Datei noch keine elektronische Rechnung mit strukturierten Daten darstellt

Was ist eine digitale Rechnung?

Einfach gesagt ist eine digitale Rechnung eine Rechnung, die digital (also via Computer, Tablet, Smartphone etc.) versandt, gelesen und verarbeitet werden kann.

Diese Definition lässt vermuten, dass es sich bei einer PDF-Rechnung sehr wohl um eine digitale Rechnung handelt. Schließlich kann sie per E-Mail verschickt und auf dem Computer oder in der Cloud gespeichert werden. Allerdings sprechen wir in diesem Fall lediglich von einer „semi-digitalen Rechnung“. Denn eine wichtige Voraussetzung wird von der PDF-Datei nicht erfüllt: Die Daten auf der Rechnung können nicht vollautomatisch in eine Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware übertragen und dort verarbeitet werden. Sie erfordern nach wie vor eine manuelle Eingabe, z. B. durch Kopieren und Einfügen. Die digitale Verarbeitung einer solchen Rechnung ist also möglich, verläuft aber nicht so schnell und einfach, wie Sie es sich als Unternehmer wünschen würden.

Verschiedene Arten von digitalen Rechnungen

Wir unterscheiden drei Arten digitaler Rechnungen:

·        eingescannte Papierrechnungen

·        semi-digitale Rechnungen, z. B. im PDF- oder Word-Format

·        elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten, auch bekannt als E-Rechnung oder E-Invoice

Der Unterschied zwischen diesen digitalen Rechnungsarten besteht darin, wie leicht sie sich verarbeiten lassen. Bei einer eingescannten Papierrechnung müssen Sie die Daten immer noch manuell in die Fakturierungssoftware eingeben oder eine OCR-Software (Optical Character Recognition) zur optischen Zeichenerkennung verwenden. Bei semi-digitalen Rechnungen können Sie die Rechnungsdaten durch Copy/Paste übertragen oder sich auch hier einer OCR-Software bedienen, wobei Sie die Daten nach wie vor selbst überprüfen, gegebenenfalls vervollständigen und bestätigen müssen. Nur bei elektronischen Rechnungen mit strukturierten Rechnungsdaten erfolgt die Verarbeitung vollautomatisch.

Was ist eine elektronische Rechnung mit strukturierten Daten?

Eine elektronische Rechnung mit strukturierten Daten ist eine Datei im XML-Format (Extensible Markup Language). Ihr Aufbau folgt einer universellen Struktur, der sog. Universal Business Language oder UBL. Diese Struktur stellt sicher, dass die elektronischen Rechnungen von unterschiedlichsten Buchhaltungssoftwarepaketen weltweit korrekt gelesen und verarbeitet werden können.

Elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten können Sie per E-Mail, aber auch über das gesicherte Peppol-Netzwerk versenden.

Die Vorteile der elektronischen Rechnung mit strukturierten Daten

Elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten sowie Softwarelösungen für deren Verwaltung, zum Beispiel Billit, bieten Ihnen als Gewerbetreibende zahlreiche Vorteile:

·        Zeitersparnis: schnellere Rechnungsstellung, keine manuellen Verarbeitungsschritte erforderlich

·        Platzersparnis: keine räumlichen Aufbewahrungskapazitäten nötig, im Gegensatz zu Papierrechnungen

·        Vermeidung menschlicher Fehler: manuelle Dateneingabe und Transaktionsverarbeitung sind nicht mehr erforderlich

·        Einfache Suche: Mit der Suchfunktion Ihrer Fakturierungssoftware finden Sie Rechnungen im Handumdrehen

·        Schnellere Zahlung: Rechnungen können mittels einer Schaltfläche oder eines QR-Codes an ein Zahlungssystem gekoppelt werden

·        Automatische Abwicklung von Zahlungsvorgängen: Durch eine Schnittstelle mit Ihrer Bank werden offene Rechnungen sofort erkannt

·        Bessere Finanzübersicht: Mithilfe Ihrer Fakturierungssoftware erhalten Sie einen Überblick über nützliche Finanzdaten und können Analysen durchführen

·        Schnelle Kommunikation mit Ihrer Buchhaltung: Die Verknüpfung von Fakturierungssoftware und Buchhaltungssoftware ermöglicht es Ihrer Buchhaltung, Ihre Rechnungen zügig zu verarbeiten und Ihre Finanzlage kontinuierlich zu verfolgen

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E-Rechnungen sind in bestimmten Fällen Pflicht

Wer staatlichen Stellen Waren liefert oder Dienstleistungen erbringt, ist in vielen europäischen Ländern bereits heute dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten auszustellen. Dies gilt für die Niederlande und Belgien (auf föderaler Ebene und in Flandern), aber auch für Frankreich, Luxemburg und viele weitere europäische Länder. In Italien sind elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten sogar für alle B2B-Transaktionen vorgeschrieben.