Die Arbeit mit ausländischen Kunden kann für belgische Selbstständige eine wunderbare Möglichkeit darstellen, das Tätigkeitsfeld zu erweitern und neue Märkte zu erschließen. Eine korrekte Fakturierung an diese Kunden ist jedoch von wesentlicher Bedeutung, um eine professionelle Abwicklung von Geschäften zu gewährleisten und Zahlungen rechtzeitig zu erhalten.
Eine Rechnung in der Sprache des ausländischen Kunden ist schon einmal ein guter Anfang. Wenn diese Rechnung dann auch noch korrekt und unter Berücksichtigung der im jeweiligen Land geltenden Fakturierungsvorschriften erstellt wurde, machen Sie bei Ihren Kunden jenseits der Landesgrenze einen richtig guten Eindruck. Neugierig, welche praktischen Tipps wir für Sie haben?
Eigentlich sollte das eine Selbstverständlichkeit sein, leider werden aber noch immer zu oft die grundlegenden Regeln missachtet. Eine professionelle Rechnung muss alle wichtigen Angaben enthalten. Achten Sie zum Beispiel darauf, dass Sie den ganzen Namen und die vollständige Adresse Ihres ausländischen Kunden sowie auch Ihre eigenen Firmendaten wie Name, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vermerken.
Da Sie mit ausländischen Kunden arbeiten, ist es wichtig, die Währung, in der Sie Ihre Rechnung ausstellen, eindeutig anzugeben. Erwähnen Sie auch klar und deutlich die Zahlungsbedingungen einschließlich der Zahlungsfrist und der akzeptierten Zahlungsmethoden.
Je nach Art Ihrer Dienstleistungen und des Standorts des Kunden können spezifische Umsatzsteuervorschriften gelten. Wenden Sie sich an Ihren Buchhalter oder Steuerberater, um dafür zu sorgen, dass Sie die richtigen Anforderungen erfüllen, und zu erfahren, ob Sie Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen oder nicht. Diese Frage hängt davon ab, ob Sie Ihre Rechnung an einen Privatkunden in der EU, ein Unternehmen in der EU oder ein Unternehmen außerhalb der EU stellen.
In manchen Fällen können Sie internationale Regeln zur Umsatzsteuer anwenden, um die Steuerlast zu senken. Eine häufig vorkommende Regelung ist die „Umkehrung der Steuerschuldnerschaft“, nach der Ihr Kunde die Umsatzsteuer in seinem eigenen Land zu entrichten hat. Sorgen Sie dafür, dass Sie die jeweiligen Regeln verstehen – auch hier wieder durch Kontaktaufnahme mit Ihrem Buchhalter oder Steuerberater – und dass Sie die richtigen Unterlagen übermitteln, um solche Regelungen nutzen zu können.
Stellen Sie Ihre Rechnungen in einer anderen Währung als dem Euro aus? Dann müssen Sie die richtigen Wechselkurse verwenden, um die Beträge richtig umzurechnen. Hierfür können Sie zuverlässige Online-Währungsrechner wie www.wisselkoers.be/calculator verwenden. So stehen auf Ihren Rechnungen immer die richtigen Beträge.
Wenn Sie Zahlungen von ausländischen Kunden erhalten, können zusätzliche Bank- und Wechselgebühren anfallen. Berücksichtigen Sie diese Kosten bei der Festsetzung Ihrer Preise und Zahlungsbedingungen, damit Sie bei internationalen Transaktionen keine Verluste erleiden.
Rechnungssoftware kann sehr nützlich sein, wenn Sie Rechnungen an Auslandskunden stellen. Diese Programme bieten die Möglichkeit, im Handumdrehen professionelle Rechnungen zu erstellen, die richtige Währung und den richtigen Wechselkurs zu verwenden und eventuelle internationale Regeln zur Umsatzsteuer korrekt anzuwenden. Zudem hilft Ihnen die Software bei der Verwaltung Ihrer Zahlungsbedingungen und reduziert den Verwaltungsaufwand.
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