Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren? Und was ist die beste Methode?

Rechnungen aufbewahren: Privatpersonen

Eine Rechnung ist der schriftliche Beweis dafür, dass Sie für eine Dienstleistung oder ein Produkt bezahlt haben. Sie kann später noch nützlich sein, wenn Sie zum Beispiel den Artikel umtauschen oder die gesetzliche Gewährleistung in Anspruch nehmen möchten.

·        Kassenbons über kleine Beträge müssen Sie nicht länger als einen Monat aufbewahren. Ein Umtausch der Ware oder eine Rückerstattung des Kaufpreises sind prinzipiell innerhalb von 14 Tagen nach Kaufdatum gegen Vorlage des Kassenbons möglich.

·        Rechnungen für Elektrogeräte und Möbel sollten Sie mindestens zwei Jahre aufbewahren; so lange läuft die gesetzliche Gewährleistungsfrist für solche Produkte.

·        Für Rechnungen, die als Belege für Ihre Steuererklärung dienen, gilt eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Im Fall einer Einkommensteuerprüfung müssen Sie diese Rechnungen vorlegen können.

·        Rechnungen für Immobilien sind möglichst zehn Jahre lang aufzubewahren. Dies entspricht dem Zeitraum, in dem ein Bauunternehmer für Mängel haftbar gemacht werden kann.

Auf der Website der Flämischen Regierung finden Sie eine ausführlichere Übersicht der Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und andere Unterlagen.

Rechnungen aufbewahren: Gewerbetreibende

Als Gewerbetreibender gilt für Sie eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht für alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Ausstellungstag, sondern jeweils am 1. Januar des auf die Ausstellung der Rechnung folgenden Jahres.

Der Föderale Öffentliche Dienst Finanzen unterscheidet nicht zwischen Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen. Sie können Ihre Rechnungen aufbewahren, wie Sie möchten, solange die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Das heißt, Sie können Papierrechnungen in elektronische Rechnungen umwandeln und umgekehrt. Über die Form, in der Sie elektronische Rechnungen aufbewahren, können Sie ebenfalls selbst entscheiden. 

Entscheiden Sie sich für die Aufbewahrung in digitaler Form

Papierrechnungen nehmen viel Platz in Anspruch, sind anfällig für Schäden und umständlich in der Handhabung, z. B. im Hinblick auf schnelle Auffindbarkeit. Eine digitale Aufbewahrung Ihrer Rechnungen ist daher wesentlich sinnvoller. Das sagen übrigens nicht nur wir. Auch von den öffentlichen Stellen wird die digitale Aufbewahrung empfohlen.

Mit Billit wird die digitale Aufbewahrung von Rechnungen zum Kinderspiel. Alle von Ihnen ausgestellten Rechnungen sind ohnehin digital und in der Cloud gespeichert. Das gilt ebenfalls für die Rechnungen, die Sie über Peppol erhalten. Sollten Sie doch noch Papierrechnungen haben, können Sie diese mithilfe von Billit schnell und einfach einscannen und automatisch in ein digitales Format übertragen. Das geht auch mit dem Smartphone, wenn Sie unterwegs sind. Praktisch!