Auf der Registerkarte „Bank“ müssen Sie Ihr Bankkonto hinzufügen. Nach dem Hinzufügen des Bankkontos haben Sie die Möglichkeit, entweder die digitale oder die CODA-Verbindung zu aktivieren.
Kontoauszüge werden nur importiert, wenn Sie eine der beiden Verknüpfungen aktiviert haben.
Codabox ist ein Dienst für Buchhalter und Steuerberater (und Unternehmer), der Ihre Kontoauszüge online verfügbar macht. (Digitale Kontoauszüge werden auch als CODA-Dateien bezeichnet, daher der Name Codabox). Um Ihre digitalen Kontoauszüge zur Verfügung zu stellen, müssen Sie Codabox zunächst ein Mandat erteilen, um diese von Ihrer Bank abzurufen. Wenn Sie selbst ein Codabox-Konto einrichten, müssen Sie dies persönlich bei Codabox tun. Viele Buchhalter und Steuerberater haben jedoch bereits von ihren Kunden ein Mandat erhalten, diese digitalen Kontoauszüge abzurufen. Erkundigen Sie sich daher zunächst bei Ihrem Buchhalter oder Steuerberater, ob dies bei Ihrem Unternehmen der Fall ist. Wenn nicht, können Sie Ihren Buchhalter oder Steuerberater bitten, dies zu erledigen, oder selbst ein Codabox-Konto einrichten. Für ein Codabox-Konto zahlen Sie eine einmalige Einrichtungsgebühr, anschließend zahlen Sie einen festen Betrag pro Monat an Codabox, um weiterhin Ihre digitalen Kontoauszüge zu erhalten.
Haben Sie Ihrem Buchhalter oder Steuerberater das Mandat erteilt? Dann können Sie ein Token anfordern, um Ihre CODA-Dateien in Billit zu importieren.
Klicken Sie dazu im Menü „Einstellungen“ auf das Untermenü „Integrationen“. Klicken Sie nun auf die Kachel „CodaBox“ und auf „Token anfordern“. Sobald das Mandat von Ihrem Buchhalter oder Steuerberater unterzeichnet wurde und Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Kontonummern CodaBox bekannt sind, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Token, das Sie in das dafür vorgesehene Feld eingeben können. Stimmen Sie den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu und klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Kontoauszüge über CodaBox in Billit zu importieren. Haben Sie kein Token erhalten? Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Buchhalter oder Steuerberater, um das Mandat für CodaBox anzulegen.
Q: Ich habe auf die Schaltfläche „Token anfordern“ geklickt, aber eine E-Mail erhalten, dass mein Konto CodaBox nicht bekannt ist.
A: Wenden Sie sich an Ihren Buchhalter oder Steuerberater, um das Konto zu Ihrem Codabox-Konto hinzuzufügen.
Q: Ich habe auf die Schaltfläche „Token anfordern“ geklickt, aber keine E-Mail erhalten.
A: Nehmen Sie bitte Kontakt mit support@codabox.com auf.
Q: Ich habe das CodaBox-Token eingegeben, aber es wird nicht angenommen.
A: Sie haben womöglich ein neueres Token in Ihrer Mailbox erhalten und das ursprüngliche Token ist nicht mehr gültig. Benutzen Sie das neue Token oder nehmen Sie Kontakt mit support@codabox.com auf.
Q: Im Menü „Bank“ wird angezeigt, dass die Verbindung zur Bank aktiv ist, aber ich erhalte keine Transaktionen.
A: Sollten Sie feststellen, dass nach einigen Tagen immer noch keine Banktransaktionen sichtbar sind, empfehlen wir Ihnen, sich an Ihren Buchhalter oder Steuerberater oder an CodaBox zu wenden. Womöglich ist Ihr Mandat noch nicht bei der Bank eingetroffen oder die Banktransaktionen sind noch nicht bei CodaBox verfügbar.
Q: Ich erhalte automatisch Transaktionen im Menü „Bank“, meine Rechnungen werden jedoch nicht automatisch geprüft.
A: Möglicherweise wurde keine Übereinstimmung zwischen dem Verwendungszweck und den anderen Angaben auf der Rechnung gefunden. Nehmen Sie Kontakt mit support@billit.be auf. Um Ihnen schneller helfen zu können, geben Sie am besten vorab die Rechnungsnummer und die Banktransaktion an, die nicht verknüpft werden.
Q: Wie füge ich mehrere Konten zur automatischen Zahlungsprüfung über Codabox hinzu?
A: Um CODA-Dateien von mehreren Konten in Billit zu erhalten, müssen alle diese Konten bei CodaBox registriert sein. Wenden Sie sich an Ihren Buchhalter oder Steuerberater, um alle Konten, für die Sie CODA-Dateien in Billit erhalten möchten, zu Ihrem CodaBox-Konto hinzuzufügen.
Q: Ich habe den Buchhalter oder Steuerberater gewechselt. Was jetzt?
A: Bei einem Wechsel des Buchhalters oder Steuerberaters muss stets ein neues Token angefordert werden, um die Verbindung mit der Bank über CodaBox wiederherzustellen. Erkundigen Sie sich zunächst bei Ihrem neuen Buchhalter oder Steuerberater, ob er über ein Konto bei CodaBox mit Mandaten für alle seine Akten verfügt und erteilen Sie ihm ggf. ein Mandat zur Verknüpfung Ihrer Bankkonten oder richten Sie selbst ein neues Konto bei CodaBox ein.
Q: Ich verwende dieselbe USt-IdNr. für verschiedene Akten und habe auch verschiedene Bankkonten verknüpft. Wie kann ich die CODA-Dateien aller meiner Konten in jeder Akte anzeigen?
A: Sie müssen zunächst die Verknüpfung mit Codabox in einer Ihrer Akten herstellen. Anschließend müssen Sie alle Ihre Konten pro Akte hinzufügen. Zum Schluss muss Billit manuell überprüfen, ob Ihre Konten in jeder Akte angezeigt werden dürfen. Nehmen Sie dazu Kontakt mit unserem Support auf. Geben Sie an, welche IBAN-Nummer mit welcher Akte verknüpft werden soll.
Q: Ich verwende dieselbe USt-IdNr. für verschiedene Akten und habe auch verschiedene Bankkonten verknüpft. Ich möchte jedoch nicht, dass in einer meiner Akten alle Konten angezeigt werden. Wie gehe ich vor?
A: Dazu müssen Sie die „Sync“-Funktion für jede Kontonummer deaktivieren. Gehen Sie in Ihrer Akte auf Ihr Profil und klicken Sie auf die Registerkarte „Bank“. Deaktivieren Sie neben der Kontonummer, die Sie nicht verknüpfen möchten, das Kontrollkästchen unter „Sync“. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche „Speichern“.
