Einstellungen für die Genehmigung von Kosten
Hier können Sie angeben, von wem und wie oft eine Ausgabe genehmigt werden soll.
• Letzte merken (Standardeinstellung): Billit merkt sich immer die ausgewählten Benutzer, die Sie beim Importieren der letzten Ausgabe (von einem beliebigen Lieferanten) angegeben haben.
• Nach Lieferant merken: Billit merkt sich immer die ausgewählten Benutzer, die Sie beim Importieren der letzten Ausgabe für diesen Lieferanten angegeben haben.
• Niemals: Billit merkt sich keine Präferenzen. Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Sie für jeden Import angeben, welche Benutzer die Ausgabe genehmigen müssen.
In diesem Feld können Sie angeben, ob eineRechnung in der Schnelleingabe gesperrt werden soll, wenn kein Genehmiger angegeben ist. Auf diese Weise vergessen Sie niemals, einen Benutzer anzugeben, der die Ausgaben genehmigt.
Beim Importieren einer Rechnung über die Schnelleingabe erscheint pro Benutzer Ihres Unternehmens eine zusätzliche Zeile. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem jeweiligen Benutzer, der die Ausgabe genehmigen soll.
In der Übersicht Ihrer Ausgaben wird nun eine zusätzliche Spalte mit der Bezeichnung „Genehmigt“ angezeigt.
Hier sehen Sie, ob:
Mit der letzten Option im Menü „Einstellungen'“ können Sie im Feld „Genehmigungen“ festlegen, dass Rechnungen nur exportiert werden dürfen, wenn sie genehmigt wurden. Haben Sie Billit mit dem Konto Ihres Buchhalters oder Steuerberaters verknüpft? In diesem Fall erhält er oder sie eine Benachrichtigung, dass nicht alle Rechnungen exportiert wurden. Sind Sie nicht verknüpft? Dann werden die nicht genehmigten Rechnungen nicht in die Liste aufgenommen, die Sie über das Menü „Buchhalter“ per E-Mail versenden/exportieren können. Nicht genehmigte Rechnungen können jedoch weiterhin als UBL heruntergeladen werden, wenn diese Option aktiviert ist.
