Nachdem die Option „Kosten genehmigen“ aktiviert wurde, erhalten die betreffenden Benutzer eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, diese Einkaufsrechnung zu genehmigen (einschließlich eines Links zur Ansicht der Rechnung).
Der Benutzer kann die Rechnungen, die er genehmigen muss, auch im Untermenü „Genehmigen“ im Menü „Ausgaben“ finden. Zusätzlich zur Genehmigung oder Ablehnung können Benutzer auch einen Kommentar hinzufügen, der im Feld „Interner Kommentar“ angezeigt wird.