Gehen Sie in Billit zu „Einnahmen“ und klicken Sie auf „Periodische Rechnung“. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um eine neue Vorlage zu erstellen, die als Grundlage für die periodischen Rechnungen dient.
Legen Sie in den Feldern „Beginnt am:“ und „Endet am:“ das Anfangs- und Enddatum des Rechnungszeitraums fest. Wählen Sie die Frequenz aus, mit der die Rechnung versendet werden soll, und geben Sie im Feld „Alle“ die entsprechende Anzahl an.
Wenn Sie beispielsweise „Monat“ als Frequenz wählen und im Feld „Alle“ den Wert „2“ eingeben, wird Ihre Rechnung alle zwei Monate ab dem Datum versendet, das Sie im Feld „Beginnt am:“ eingegeben haben. Wenn Sie als Frequenz „Auf Anfrage“ wählen, wird die Rechnung nicht versendet, die Vorlage bleibt jedoch zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt versandbereit.
In der Rechnungszeile wird mit dynamischen Parametern gearbeitet. Diese Parameter werden mit Hilfe des Schlüssels in der nachstehenden Tabelle in die Rechnung eingetragen.
| Parameter | Bedeutung |
|---|---|
| [Start] | Das Datum der Erstellung der Rechnung |
| [Start+1M] | Das Datum der Erstellung der Rechnung + 1 Monat |
| [Start–1T] | Das Datum der Erstellung der Rechnung – 1 Tag |
| [Start+1T] | Das Datum der Erstellung der Rechnung + 1 Tag |
| [Ende] | Das Erstellungsdatum + 1 mal die eingestellte Frequenz |
| [Ende+1M] | Das Erstellungsdatum + 1 mal die eingestellte Frequenz + 1 Monat |
| [Ende+1M-1T] | Das Erstellungsdatum + 1 mal die eingestellte Frequenz + 1 Monat – 1 Tag |
| [Vorige] | Das Erstellungsdatum – 1 mal die eingestellte Frequenz |
| [Vorige+ 1T] | Das Erstellungsdatum + 1 mal die eingestellte Frequenz + 1 Tag |
| [Start:MM] | Monat (in der Auftragszeile wird nur der Monat angezeigt, für den eine Rechnung ausgestellt wird, anstelle eines Zeitraums „von“-„bis“) |
| [Start:JJJJ] | Jahr (in der Auftragszeile wird nur das Jahr angezeigt, für das eine Rechnung ausgestellt wird, anstelle eines Zeitraums „von“-„bis“) |
| [Start:MM/JJJJ] | Monat/Jahr (in der Auftragszeile wird nur der Monat angezeigt, für den eine Rechnung ausgestellt wird (im Format Monat/Jahr), anstelle eines Zeitraums „von“-„bis“) |
| [Start:JJJJ/MM] | Jahr/Monat (in der Auftragszeile wird nur der Monat angezeigt, für den eine Rechnung ausgestellt wird (im Format Jahr/Monat), anstelle eines Zeitraums „von“-„bis“) |
| [Start+1M:MM] | Monat nach dem Datum der Rechnungsstellung (in der Auftragszeile wird nur der Monat angezeigt, für den eine Rechnung ausgestellt wird, anstelle eines Zeitraums „von“-„bis“) |
| [Start+1M:JJJJ] | Jahr nach dem Datum der Rechnungsstellung (in der Auftragszeile wird nur das Jahr angezeigt, für das eine Rechnung ausgestellt wird, anstelle eines Zeitraums „von“-„bis“) |
| [Start+1M:MM/JJJJ] | Monat/Jahr nach dem Datum der Rechnungsstellung (in der Auftragszeile wird nur der Monat angezeigt, für den eine Rechnung ausgestellt wird (im Format Monat/Jahr), anstelle eines Zeitraums „von“-„bis“) |
| [Start+1M:JJJJ/MM] | Jahr/Monat nach dem Datum der Rechnungsstellung (in der Auftragszeile wird nur der Monat angezeigt, für den eine Rechnung ausgestellt wird (im Format Jahr/Monat), anstelle eines Zeitraums „von“-„bis“) |
Im folgenden Beispiel ist „Beginnt am:“ auf den 01.06.2020 und „Endet am:“ auf den 01.08.2030 eingestellt. Die Frequenz ist auf jeden Monat eingestellt. In der Rechnungszeile sind die Parameter [START] - [ENDE] eingegeben, d. h. der Rechnungszeitraum hat als Anfangsdatum das als „Beginnt am:“ eingegebene Datum und als Enddatum einen Monat später (da die Frequenz auf jeden Monat eingestellt ist). Bis zu dem unter „Endet am:“ eingegebenen Datum wird ab dem unter „Beginnt am:“ eingegebenen Datum jeden Monat am gleichen Tag des Monats eine Rechnung versendet. In der Rechnungszeile erscheint jeweils das Anfangs- und Enddatum des Rechnungszeitraums.
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Hinweis! Wenn Sie den letzten Tag des Monats als Anfangsdatum wählen, wird jedes Mal der letzte Tag des Monats anstelle von Datum + Frequenz verwendet. Wenn Sie beispielsweise den 30.04. als Anfangsdatum und alle 1 Monat als Frequenz wählen, wird die nächste Rechnung am 31.05. und nicht am 30.05. versendet. An allen anderen Tagen des Monats wird die Frequenz einfach zum Anfangsdatum hinzugezählt. Eine periodische Rechnung mit Beginn am 03.04. und Frequenz alle 1 Monat wird dann das nächste Mal am 04.04. versendet.
Durch die Eingabe weiterer dynamischer Parameter können Sie auch für andere Zeiträume abrechnen. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele zur Verdeutlichung der verschiedenen Parameter:
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| In der Vorlage | Nach der Rechnungserstellung | Erläuterung |
|---|---|---|
| Zeitraum [Vorige+1T] - [Start] | Zeitraum 01.05.2020 bis 31.05.2021 | Sie möchten am letzten Tag des Monats eine Rechnung ausstellen, wobei der vergangene Monat als Zeitraum gilt. Die erste Rechnung wird am 31.05.2020 versendet. Die Rechnung wird bis einschließlich 31.07.2021 versendet. |
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| In der Vorlage | Nach der Rechnungserstellung | Erläuterung |
|---|---|---|
| Zeitraum [Start] - [Ende] | Zeitraum 31.05.2020 bis 30.06.2020 | Die Rechnung wird jeden Monat am letzten Tag eines jeden Monats für den Zeitraum vom letzten Tag des Monats bis zum letzten Tag des Folgemonats versandt. Die erste Rechnung wird am 31.05.2020 versendet, die letzte am 31.07.2021. |
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| In der Vorlage | Nach der Rechnungserstellung | Erläuterung |
|---|---|---|
| Zeitraum [Vorige] - [Start–1T] | Zeitraum 25.05.2020 bis 31.05.2020 | Die Rechnung wird jede Woche am Montag versendet, wobei die Vorwoche als Zeitraum gilt. Die erste Rechnung wird am 01.06.2020 versendet, die letzte am 26.07.2021 (weil dies der letzte Montag ist, der in den Zeitraum fällt, in dem Sie periodische Rechnungen versenden wollen). |
Nachdem Sie das Rechnungsdatum und den Zeitraum festgelegt haben, klicken Sie auf:
Speichern: Die Vorlage wird gespeichert. Wenn „Automatisch an den Kunden senden“ aktiviert ist, wird die erste Rechnung zum festgelegten Anfangsdatum gesendet. Andernfalls verbleibt die Rechnung als Entwurf in der Einnahmenliste, bis Sie sie mit aktiviertem Kontrollkästchen speichern.
Speichern und zurück: Die Vorlage wird gespeichert und wenn „Automatisch an den Kunden senden“ aktiviert ist, wird die erste Rechnung zum festgelegten Anfangsdatum gesendet. Andernfalls verbleibt die Rechnung als Entwurf in der Einnahmenliste, bis Sie sie mit aktiviertem Kontrollkästchen speichern. Anschließend kehren Sie zur Übersicht Ihrer periodischen Rechnungen zurück.
Speichern und neu: Die Vorlage wird gespeichert und wenn „Automatisch an den Kunden senden“ aktiviert ist wird die erste Rechnung zum festgelegten Anfangsdatum gesendet. Andernfalls verbleibt die Rechnung als Entwurf in der Einnahmenliste, bis Sie sie mit aktiviertem Kontrollkästchen speichern. Anschließend werden Sie zu einer leeren Vorlage weitergeleitet, in der Sie eine neue periodische Rechnung einrichten können.
Hinweis: Wenn Sie die Rechnung speichern, ohne das Kontrollkästchen „Automatisch an den Kunden senden“ zu aktivieren, wird die Rechnung nur als Entwurf in der Liste unter „Einnahmen“ gespeichert. Wenn Sie vor dem Speichern „Automatisch an den Kunden senden“ aktiviert haben, sehen Sie beim Öffnen der Vorlage oben rechts in dem Kontrollkästchen „Gesendet“ ein Häkchen und die erste Rechnung bereits gesendet wurde (d. h. wenn das Anfangsdatum bereits überschritten ist).
Außerdem können Sie einstellen, ob Sie einen Anhang versenden möchten, und Sie erhalten eine Übersicht über die Aktionen, die Sie in der Vorlage durchgeführt haben.
