Pro forma bedeutet „der Form halber“. Eine Proformarechnung ist also eine vorläufige Rechnung, die es dem Käufer ermöglichen soll, z. B. ein Zollabfertigungsdokument zu erstellen oder andere Formalitäten zu erledigen. Einige internationale Unternehmen versenden sie automatisch, was auch als eine Art Auftragsbestätigung dient.
In der Praxis kann eine Proformarechnung für verschiedene Zwecke verwendet werden: