Sie können Ihre Dateien auch an eine der speziellen E-Mail-Adressen der Schnelleingabe senden oder senden lassen. So gelangen alle Einkaufsrechnungen automatisch in die Schnelleingabe. Die betreffenden E-Mail-Adressen sind eigens für Ihr Unternehmen vorgesehen und bestehen aus komplexen Zeichenfolgen, durch die verhindert wird, dass unerwünschte E-Mails in der Schnelleingabe landen. Sie können für Ihre Lieferanten jedoch auch eine neue Adresse mit einem eingängigeren Namen anlegen (z. B. rechnung@IhrBauunternehmen.be) und an Sie gerichtete Rechnungen von dort aus direkt manuell oder automatisch an die Schnelleingabe-E-Mail-Adresse weiterleiten.
Wie automatisches Weiterleiten von E-Mail konkret funktioniert, hängt vom verwendeten E-Mail-Provider ab. Wenn eine E-Mail in der Schnelleingabe keinen Anhang (also keine Rechnung) enthält, wird sie an die im Unternehmensblatt eingetragene E-Mail-Adresse weitergeleitet, damit sie nicht verloren geht.
- Bei der Verwendung der unter „Dateien nicht aufteilen“ eingetragenen E-Mail-Adresse werden aus mehreren Seiten bestehende Dokumente beim Importieren nicht aufgeteilt. Dies ist die Adresse, die Lieferanten in der Regel für den Versand von Rechnungen angegeben wird. Sie können Dokumente noch nachträglich aufteilen lassen, indem Sie auf der Registerkarte „zu verarbeiten“ das Kontrollkästchen links oben aktivieren und auf die Schaltfläche „aufteilen“ klicken. Aus mehr als drei Seiten bestehende Dokumente werden vor dem Aufteilen zunächst zur Registerkarte „Dateien aufteilen“ weitergeleitet.
Hinweis: Dokumente mit mehr als 99 Seiten werden IMMER zur Registerkarte „Dateien aufteilen“ weitergeleitet, auch wenn Sie sie über die unter „Dateien nicht aufteilen“ eingetragene E-Mail-Adresse versendet haben.
- Über die unter „Dateien aufteilen“ eingetragene E-Mail-Adresse werden aus mehreren Seiten bestehende Dokumente aufgeteilt und auf der Registerkarte „Dokumente aufteilen“ abgelegt. Dort können sie für die Verarbeitung aufgeteilt (d. h. jede einzelne Seite wird zu einem eigenen Dokument gemacht) und/oder in Dateien mit mehreren Seiten zusammengefasst werden. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn ein Dokument viele Seiten bzw. einzelne Rechnungen umfasst (etwa nach dem Scannen einer großen Zahl von Rechnungen). Auch zu einem späteren Zeitpunkt können Sie noch Seiten zu einem einzigen Dokument zusammenfassen, indem Sie die Kontrollkästchen der entsprechenden Seiten auf der Registerkarte „zu verarbeiten“ aktivieren und dann auf „Zusammenfügen“ klicken.
