In einem früheren Blogartikel konnten Sie lesen, was Peppol ist und wie dieses sichere europäische Netzwerk es ermöglicht, E-Rechnungen zu übermitteln. Einer der Bausteine von E-Rechnungen ist die UBL (Universal Business Language). Anfang 2015 war Billit eines der ersten Rechnungsprogramme in Belgien, mit dem Unternehmen UBL-Rechnungen versenden und automatisch verarbeiten konnten. Aber was ist die UBL genau? Wie funktioniert sie und welche Vorteile hat sie? Ein Überblick.
Die UBL, voll ausgeschrieben „Universal Business Language“, ist eine Standardsprache für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten wie z. B. Bestellscheinen und Rechnungen. Eine UBL-Datei ist ein Dokument im XML-Format. Ein XML-Dokument enthält alle Daten, die auch eine normale PDF-Rechnung enthält, allerdings in einem strukturierten, festen Format.
Mit einem Tool, das UBL unterstützt, können Sie solche Dokumente importieren, wonach alle Rechnungsangaben – wie Betrag, Datum und Umsatzsteuersatz – automatisch und richtig angezeigt werden. Durch die UBL müssen Sie also nie mehr Lieferscheine und Rechnungen abschreiben!
Eine UBL-Datei ist nicht dasselbe wie eine PDF-Datei. Während eine UBL-Rechnung automatisch gebucht werden kann, ist dies mit Rechnungen im PDF-Format nicht möglich. Der Grund? Eine PDF-Datei ist eine für den Menschen lesbare Datei mit formatiertem Text und Logos.
Über optische Texterkennung (OCR, Optimal Character Recognition) kann die Verarbeitung von PDFs zwar automatisiert werden, dies ist aber ein fehleranfälliger Prozess. OCR-Software hat beispielsweise oft Probleme mit der Erkennung von Logos auf Rechnungen.
Auch Dokumente mit farbigem Hintergrund oder Wasserzeichen können diese Software „verwirren“. Gut zu wissen: Da OCR-Software nicht rechnen kann, sollten Sie auf der Rechnung am besten statt einer Zahlungsfrist immer das Fälligkeitsdatum angeben.
Eine UBL-Datei – die also eigentlich eine XML-Datei ist – kann eine Abbildung einer Rechnung enthalten. Darüber hinaus sind alle strukturierten Textteile mit Labels in Form einer XML-Erkennungszeichenfolge versehen.
Dank dieser Codierung können Computerprogramme schnell erkennen, was jeder Teil einer Rechnung genau ist, und hiernach entschlüsseln sie diese Teile auf richtige Art und Weise. Wird eine Rechnung (oder ein anderes E-Dokument) nach dem UBL-Protokoll in XML-Elemente unterteilt, kann der Computer dieses Dokument also flott verarbeiten.
Die Nutzung von UBL-Rechnungen bietet sowohl dem Absender als auch dem Empfänger zahlreiche Vorteile. Als Empfänger müssen Sie eigentlich nichts Besonders tun, um von der UBL profitieren zu können. Sie brauchen nur eine Software, die UBL unterstützt. Dies kann eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware sein.
Als Absender müssen Sie eine Software verwenden, die UBL unterstützt. Selbst eine UBL-Datei zu erstellen, ist nicht so einfach. Die Rechnungssoftware von Billit erledigt diese Arbeit für Sie: Jede Rechnung wird automatisch in der UBL erstellt.
Ein anderer wichtiger Vorteil für sowohl Absender als auch Empfänger ist die höhere Sicherheit beim Versand und bei der Verarbeitung von E-Rechnungen. Der Grund hierfür ist, dass diese Dokumente über das sichere Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden, das standardmäßig eine Authentisierung der Akteure durchführt.
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Einer der Standards für E-Rechnungen in Europa ist Peppol. Diese Abkürzung stand ursprünglich für „Pan-European Public Procurement Online“. Heute ist Peppol eine etablierte internationale Marke, die mehr abdeckt als nur Europa und öffentliche Einrichtungen. Was sollten Sie über dieses Netzwerk wissen?
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