E-Rechnungen sind auf dem Vormarsch, aber was genau macht eine digitale Rechnung aus? Handelt es sich dabei schlicht um ein PDF-Dokument oder ist es doch etwas anderes? In diesem Blogpost erklären wir die feinen Unterschiede.
Außerdem zeigen wir auf, worin die Vorteile der digitalen Fakturierung liegen, und wie Sie damit Ihre Verwaltung wesentlich effizienter abwickeln können.
Eine E-Rechnung (auch elektronische Rechnung, digitale Rechnung oder E-Invoice genannt) ist eine Rechnung, die Sie digital (d. h. per Computer, Tablet, Smartphone usw.) versenden, anzeigen und verarbeiten können.
Sie denken hierbei vielleicht spontan an eine eingescannte Papierrechnung oder eine Rechnung im PDF- oder Word-Format, aber das ist nicht das, was wir damit meinen.
Eine ‚echte‘ digitale Rechnung hat nämlich eine klar definierte Struktur, weshalb wir sie auch oft als elektronische Rechnung mit strukturierten Daten bezeichnen. Diese Struktur ermöglicht es Softwarepaketen weltweit, solche digitalen Rechnungen vollautomatisch einzulesen und zu verarbeiten.
Konkret ist eine solche E-Rechnung eine Datei im XML-Format (Extensible Markup Language). Das heißt, es handelt sich dabei um eine Textdatei ohne jedes Layout. Die Standard-Computersprache, in der eine solche Rechnung erstellt wird, heißt Universal Business Language, kurz UBL.
Elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten werden in der Regel nicht per E-Mail, sondern über ein sicheres Netzwerk verschickt. Das bekannteste Beispiel hierfür ist das Peppol-Netzwerk; in einigen Ländern werden allerdings auch andere Netzwerke genutzt.
Kurz gesagt: Eine E-Rechnung …
Lesen Sie außerdem: Warum eine PDF-Datei noch keine E-Rechnung mit strukturierten Daten darstellt
Die Verarbeitung klassischer Rechnungen auf Papier verschlingt extrem viel Zeit. Sie müssen versandt, empfangen, geprüft und bezahlt werden ... Und Sie müssen genau darauf achten, ob Ihr Kunde pünktlich bezahlt und gegebenenfalls eine Zahlungserinnerung hinterherschicken. Außerdem ist das Risiko menschlicher Fehler bei papiergestützten Abläufen recht hoch.
Die Folgen: Zeitverschwendung, höhere Kosten und negative Auswirkungen auf Ihr Geschäft, weil Sie den Kerntätigkeiten Ihrer Firma, die einen echten Mehrwert erbringen, weniger Zeit widmen können.
Mit den digitalen Möglichkeiten unserer Zeit können Sie Ihren Fakturierungsprozess maximal automatisieren, was viel Zeit spart und Fehler vermeidet.
Eine elektronische Rechnung mit strukturierten Daten hat den Vorteil, dass alle Rechnungsinformationen in der digitalen Datei an einem festen Ort gespeichert sind. Das bedeutet, dass spezialisierte Softwarepakete auf dieser Grundlage Abläufe, die Sie früher selbst erledigen mussten, automatisch abwickeln kann.
Zum Beispiel:
Dies führt natürlich zu erheblichen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen. Aber nicht nur das: Digitale Fakturierung beschleunigt auch die Verarbeitung und Bezahlung Ihrer Rechnungen. Und das wiederum kommt Ihrem Cashflow zugute.
Mit Billit können Sie nicht nur im Handumdrehen E-Rechnungen erstellen, sondern diese auch über Peppol und alle anderen gängigen E-Invoicing-Netzwerke versenden und empfangen.
Dank der vielen praktischen Funktionen und der Integrationen mit anderen Softwarepaketen können Sie mithilfe von Billit Ihre Geschäftsprozesse maximal automatisieren und sich ganz auf den Aufbau Ihres Unternehmens konzentrieren.
Sie haben es sicher schon gehört: ab 2025 wird in Deutschland die verpflichtende digitale Fakturierung schrittweise eingeführt. Unser Land steht damit keinesfalls allein, denn weltweit schreiben immer mehr Länder die Verwendung von E-Rechnungen vor oder ziehen dies in Betracht.
Der Hauptgrund für diese verpflichtende Anforderung ist die Vermeidung von Rechnungsbetrug und das Schließen der Mehrwertsteuerlücke (Differenz zwischen den erwarteten und den tatsächlichen Mehrwertsteuereinnahmen). E-Rechnungen erleichtern nämlich die Aufdeckung von Betrug, und zwar sowohl auf Landesebene in Deutschland als auch auf europäischer Ebene.
Doch wegen dieser Verpflichtung brauchen Sie sich sicher keine Sorgen zu machen. Wie wir weiter oben bereits erläutert haben, bietet die E-Fakturierung zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Lassen Sie uns also gemeinsam der digitalen Zukunft entgegengehen!
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