In der digitalen Welt von heute nutzen öffentliche Einrichtungen und Unternehmen immer häufiger elektronische Rechnungen, also E-Rechnungen. Rechnungen werden nicht mehr auf Papier verschickt, sondern in digitaler Form. Einer der Standards für E-Rechnungen in Europa ist Peppol. Diese Abkürzung stand ursprünglich für „Pan-European Public Procurement Online“. Heute ist Peppol eine etablierte internationale Marke, die mehr abdeckt als nur Europa und öffentliche Einrichtungen. Was sollten Sie über dieses Netzwerk wissen?
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Peppol ist ein sicheres europäisches Netzwerk, das Unternehmen und Organisationen (einschließlich öffentlicher Einrichtungen) die Möglichkeit bietet, elektronische Rechnungen über verschiedene Formate und nach einem bestimmten Protokoll untereinander auszutauschen.
Es handelt sich sozusagen um eine Art „Telefonnetz für Rechnungen“. Um dem Empfänger eine Nachricht zu senden, benötigt man nur dessen eindeutige Peppol-ID. Diese ID kann man mit einer Telefonnummer vergleichen. Auch wenn der Empfänger den Service-Provider oder Access Point ändert, bleibt er, so wie bei einer Telefonnummer, über dieselbe eindeutige Peppol-ID erreichbar. Unternehmen können Rechnungen sicher über eine eindeutige Kennung („Peppol-IDs“) versenden.
Das internationale Peppol-Netzwerk wurde 2008 von der Europäischen Kommission als Testprojekt eingerichtet und von ihr – gemeinsam mit 18 öffentlichen Einrichtungen – finanziert. Das Ziel? Die Abwicklung von Beschaffungsprozessen (d. h. den gesamten Prozess von der Anfrage über die Beschaffung bis zur [automatischen] Bezahlung von Rechnungen) zwischen öffentlichen Einrichtungen und Lieferanten durch die automatische Rechnungsverarbeitung wesentlich zu vereinfachen.
Das Peppol-Netzwerk basiert auf offenen Standards und Spezifikationen. Es nutzt ein standardisiertes Format für elektronische Dokumente, in erster Linie die „Universal Business Language“ (UBL). Die UBL wurde entwickelt, um den Austausch elektronischer Dokumente zu vereinfachen und dafür zu sorgen, dass die Dokumente in einer standardisierten und verständlichen Form ausgetauscht werden.
Peppol besteht aus „Communities“. Organisationen können über eine Community Mitglied von Peppol werden. Diese sind immer länderspezifisch und werden von behördlicher Seite unterstützt: Die belgische Peppol-Community ist zum Beispiel BOSA. In den Niederlanden ist es die Nederlandse Peppolautoriteit (NPa).
Peppol gewährleistet einige Sicherheitsaspekte, die man mit Standard-E-Mails nicht erreichen kann. So besitzt das Peppol-Protokoll Mechanismen, um die Authentizität eines Absenders zu garantieren. Darüber hinaus können Rechnungen in Peppol nicht verändert werden. Außerdem ist Vertraulichkeit ein wichtiger Aspekt, denn alle zwischen zwei Peppol Access Points versendeten Daten werden verschlüsselt übermittelt. Die Peppol-ID für jede Community wird jeweils von der lokalen Peppol-Community festlegt. In Belgien wird hierfür vor allem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet, während dies in den Niederlanden die Handelsregisternummer ist.
Access Points bieten Ihnen Zugriff auf das gesicherte Netzwerk, um Rechnungen versenden und empfangen zu können. Ein Access Point ist mit einem Telefonanbieter vergleichbar, der Ihr Unternehmen mit dem Telefonnetz verbindet: Ein Peppol Access Point verbindet Sie mit dem Peppol-Netzwerk. Dies erfolgt über sogenannte Peppol-IDs, die man als Unternehmen nutzen kann. So bekommt man Zugang zum internationalen Rechnungsnetzwerk.
Immer mehr Länder schreiben die Verwendung des Peppol-Netzwerks für die Übermittlung von E-Rechnungen vor. In Belgien ist die Nutzung von Peppol schon seit 2017 für die Fakturierung an öffentliche Einrichtungen in Flandern vorgeschrieben. In den Niederlanden sind Lieferanten seit April 2019 verpflichtet, E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu senden, wenn dies vertraglich vorgesehen oder in der Ausschreibung angegeben ist. In Italien ist der Versand von E-Rechnungen sogar bereits im B2B-Bereich obligatorisch. Letzterer Trend – die Übermittlung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen – ist in den letzten Jahren nicht mehr aufzuhalten.
Dank Peppol können Firmen und öffentliche Einrichtungen in Europa auf standardisierte Weise elektronische Dokumente austauschen. Dies bedeutet, dass Firmen, die am Peppol-Netzwerk teilnehmen, von einer sicheren und effizienten Art des Dokumentenaustausches profitieren, ohne dass sie sich Sorgen über die Kompatibilität verschiedener Systeme oder über die Sicherheit ihrer Dokumente machen müssen.
Darüber hinaus ermöglicht Peppol Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, Kosten zu sparen und die Effizienz zu verbessern. Durch die Nutzung von E-Rechnungen und dem Peppol-Netzwerk können Firmen zum Beispiel Zeit sparen, die sonst für die manuelle Eingabe von Rechnungen aufgebracht werden müsste, und die Gefahr von (menschlichen) Fehlern nimmt erheblich ab. Auch öffentliche Einrichtungen profitieren von der Effizienz von E-Rechnungen, weil sie in der Lage sind, ihre Rechnungen schneller zu verarbeiten und zu bezahlen. Dadurch reduzieren sie ihren Verwaltungsaufwand.
Wussten Sie übrigens, dass Billit den größten Peppol Access Point in Belgien und sogar weltweit hat? Lesen Sie hier, wie Sie mit Billit Rechnungen über Peppol versenden und empfangen.
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Anfang 2015 war Billit eines der ersten Rechnungsprogramme in Belgien, mit dem Unternehmen UBL-Rechnungen versenden und automatisch verarbeiten konnten. Aber was ist die UBL genau? Wie funktioniert sie und welche Vorteile hat sie? Ein Überblick.
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