Paramètres d’approbation des frais
Ici, vous pouvez indiquer par qui et à quelle fréquence un achat doit être approuvé.
• Dernier conservé (paramètre standard) : Billit retient chaque fois les utilisateurs choisis que vous avez désignés lors de l’importation du dernier achat (quel que soit le fournisseur).
• Conserver par fournisseur : Billit retient chaque fois les utilisateurs choisis que vous avez désignés lors de l’importation du dernier achat pour ce fournisseur.
• Jamais : Billit ne retient aucune préférence. Si cette option est activée, vous devez indiquer les utilisateurs qui doivent approuver l’achat à chaque importation.
Dans ce cadre, vous pouvez indiquer si une facturedoit être bloquée dans la saisie rapide si aucun approbateur n’est désigné. De cette façon, vous n’oublierez jamais de désigner un utilisateur qui doit approuver l’achat.
Quand vous saisissez une facture via la saisie rapide, une ligne supplémentaire s’affichera pour chaque utilisateur de votre entreprise. Cochez la case située à côté de chaque utilisateur qui doit prouver l’achat.
Dans l’aperçu de vos achats, vous verrez apparaître une colonne supplémentaire dénommée « Approuvé ».
Vous y verrez si :
La dernière option du menu « Paramètres » permet d’indiquer dans le cadre « Approbation » que des factures ne peuvent être exportées que si elles ont été approuvées. Vous avez lié Billit au compte de votre comptable ? Il ou elle recevra un message indiquant que toutes les factures n’ont pas été exportées. Vous n’avez pas établi de lien ? Les factures non approuvées n’apparaîtront pas dans la liste que vous pouvez envoyer par mail/exporter via le menu « Comptable ». Il sera cependant toujours possible de télécharger les factures non approuvées sous format UBL si cette option a été cochée.
