Grâce à ce lien, vous pourrez envoyer (automatiquement) des factures vers Exact Online : comme enregistrement direct dans le journal ou pour traitement vers la boîte aux lettres numérique ou ScanService. Si vos entrepreneurs ont lié leur compte bancaire, vous pouvez également exporter des fichiers CODA. Vous pourrez ensuite contrôler ou traiter aisément ces fichiers dans Exact Online.
En quelques clics, vous ajoutez des dossiers dans Billit sur la base des données de dossier d’Exact Online. De ce fait, vous importerez non seulement les données de dossier proprement dites, mais aussi toutes les données clients et fournisseurs du dossier Exact Online dans Billit, y compris les comptes généraux (grand livre). Après l’enregistrement, les numéros d’écriture d’Exact Online sont visibles dans chaque document Billit.
Cliquez sur un dossier dans le menu « Dossiers ». Dans les sous-menus qui s’ouvrent, cliquez sur le sous-menu « Intégrations » puis sur « Installé » dans la tuile Exact Online.
Sur cet écran, vous pouvez spécifier l’endroit où les factures d’achat et de vente peuvent être envoyées dans Exact et le compte par défaut qui doit être inclus (au cas où aucun autre compte au grand livre ne serait défini à un autre niveau). Si vous choisissez d’enregistrer dans le journal, Billit n’enverra plus de factures UBL à traiter, mais créera automatiquement des écritures dans Exact sur la base des comptes au grand livre prédéfinis. Dans cet écran, vous pouvez également cocher si les fichiers CODA peuvent aussi être envoyés à la boîte aux lettres numérique d’Exact Online (uniquement quand l’entrepreneur est lié à la banque via Billbank ou CBC).
Exact Online attribuera automatiquement un numéro par ordre croissant à vos écritures. Vous pourrez toutefois aussi, sur cet écran, configurer l’utilisation des numéros de factures de Billit. Attention : Si cette option est active, Billit écrasera les écritures existantes si le numéro existe déjà !
Informations utiles pour le choix de la destination d’importation :
Comme vous le savez, plusieurs types d’abonnements sont disponibles dans Exact Online Accountancy. En fonction de votre méthode de travail et du niveau d’efficacité recherché, vous pourrez choisir un de ces « Types d’administration » pour chaque administration.
Exact Online fait une distinction entre les factures envoyées via la boîte aux lettres électronique, le service de scan et les écritures d’achat ou de vente qui sont immédiatement comptabilisées dans le journal d’Exact via l’API. Les destinations d’importation doivent être choisies en fonction de votre formule d’abonnement.
Si vous souhaitez utiliser la boîte aux lettres électronique d’Exact Online, vous avez trois possibilités :
Vous pouvez également choisir de transférer les factures de Billit au service de numérisation d'Exact Online. Dans ce cas, la facture au format PDF est envoyée à l'OCR d'Exact Online.
La dernière option consiste à fournir des écritures d’achat ou de vente dans le journal d’Exact via API. Si vous travaillez de cette manière, Billit fournira une écriture terminée dans le journal d’Exact Online. Dans ce scénario, une Standard Company dans Exact Online suffit, car Exact n’a pas besoin de procéder à un enrichissement supplémentaire des écritures. La technologie de Billit effectue en effet la comptabilisation sur la base de comptes prédéfinis. Cela implique toutefois que certaines fonctionnalités d’Exact Online ne sont pas disponibles. Pour de plus amples informations à ce propos, nous vous renvoyons volontiers au site Web d’Exact.
