Grâce à ce lien, vous enverrez (automatiquement) des factures vers Octopus : comme enregistrement direct dans le journal ou pour traitement vers le Document Import Viewer. Si vos entrepreneurs ont lié leurs comptes bancaires, vous pourrez également exporter des fichiers CODA vers le journal financier. Vous pourrez ensuite contrôler ou traiter aisément ces fichiers dans Octopus.
En quelques clics, vous ajoutez des dossiers dans Billit sur la base des données de dossier dans Octopus. De ce fait, vous importerez non seulement les données de dossier proprement dites, mais aussi toutes les données clients et fournisseurs du dossier Octopus dans Billit, y compris les comptes généraux (grand livre). Après l’enregistrement, les numéros d’écriture d’Octopus seront visibles dans chaque document Billit.
Attention : Veillez à ce que le module Webservice pour le dossier dans Ocoptus soit actif sous Gestion > Utilisateurs > Droits > Accès au webservice.
Si vous choisissez d’écrire directement dans les journaux, les factures sont automatiquement traitées et comptabilisées dans le compte général (grand livre) que vous avez saisi au niveau du client ou du fournisseur, sur la facture ou dans la ou les lignes de commande.
Si vous ne le faites pas, Billit prendra par défaut le compte général qui a été paramétré dans l’écran de connexion Octopus, sous le menu Paramètres > Intégrations > Octopus.
Si le client ou fournisseur n’existe pas encore dans Octopus, il est immédiatement créé durant ce processus.
Une fois une facture enregistrée dans Octopus, Billit récupèrera le numéro d’écriture et le placera à côté de la facture dans le journal des achats et des ventes Billit.
Vous pouvez également choisir de charger automatiquement les factures d’achat et/ou de vente dans le Document Import Viewer d’Octopus
Pour cela, vous devez disposer du système DMS d’Octopus. L’option DMS est cochée par défaut dans Billit. Pour de plus amples informations sur le prix et l’activation de ce système, vous pouvez contacter le service clientèle d’Octopus à l’adresse info@octopus.be. Avec cette option, le numéro d’écriture n’est pas renvoyé à Billit.
