En plus de la mise en page de vos factures, vous pouvez également configurer la mise en page et le contenu des lettres d’accompagnement et des e-mails de rappel. Il s’agit des e-mails que vous utilisez, par exemple, pour envoyer des factures à vos clients. Comme pour les documents, vous pouvez modifier la mise en page par défaut ou créer plusieurs modèles. Une fois que vous avez créé plusieurs modèles, vous pouvez, lors de la création d’une facture, d’un devis, d’un bon de commande, d’un bon de livraison ou d’une note de crédit, choisir dans le menu déroulant en haut lequel utiliser pour la mise en page de la lettre d’accompagnement.
Sur la page Lettre d’accompagnement, vous pouvez configurer le texte utilisé dans l’e-mail qui accompagne les documents envoyés aux clients. Vous pouvez personnaliser le contenu et le style de cet e-mail, y compris les données dynamiques (comme le montant de la facture, les informations du client et les informations de paiement). Cela garantit une communication personnalisée et professionnelle.
Étape 1 : Accéder aux Paramètres
Accédez à la page Lettre d’accompagnement de Facture dans les paramètres de l’identité visuelle de votre compte.
Étape 2 : Sélectionner ou Créer un Modèle
En haut de la page, vous pouvez sélectionner un modèle existant à partir du menu déroulant ou créer une nouvelle lettre en cliquant sur le bouton orange + Ajouter.
Donnez un nom reconnaissable au modèle, par exemple : « Lettre d’accompagnement 2 ».
Étape 3 : Paramètres Généraux du Modèle
Nom : Entrez le nom du modèle (par exemple : « Lettre d’accompagnement 2 »).
Par défaut : Activez cette option si vous souhaitez utiliser ce modèle comme lettre par défaut pour l’envoi de factures.
Moteur PDF : Choisissez la version du moteur PDF. Nous vous recommandons d’utiliser le nouveau moteur.
Étape 4 : Paramètres de Langue
Dans l’onglet Néerlandais, vous pouvez configurer le texte de la lettre d’accompagnement pour les factures. Si vous gérez plusieurs langues, ajoutez simplement une nouvelle langue via l’onglet NL et configurez le contenu pour chaque langue.
Étape 5 : Sujet de l’E-mail
Configurez l’objet de l’e-mail en remplissant le champ Sujet. Vous pouvez ajouter des données dynamiques en utilisant des balises (par exemple : [[0]] Facture {{25}}).
Étape 6 : Contenu et Style de la Lettre
Éditeur : Saisissez ici le texte principal de l’e-mail. Utilisez les options de mise en forme (gras, italique, listes à puces, etc.) pour styliser le texte.
Ajouter des Éléments Fixes : Rédigez des phrases standards qui seront toujours affichées dans la lettre.
Ajouter des Éléments Dynamiques : Utilisez les variables disponibles dans la Légende à droite pour personnaliser la lettre. Copiez ou saisissez les variables souhaitées dans le texte, par exemple :
{25} pour le numéro de commande
{10} pour la raison sociale du client
{36} pour le logo de l’entreprise
Étape 7 : Légende (Variables)
Sur le côté droit de la page, vous trouverez une Légende avec toutes les variables disponibles, organisées par catégorie :
Cliquez sur une catégorie pour développer les variables associées, puis copiez les variables souhaitées dans le texte de la lettre.
Étape 8 : Enregistrer les Paramètres
Une fois que vous avez terminé de rédiger la lettre et d’apporter des modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Cela sauvegardera tous vos paramètres et ajustements. La lettre d’accompagnement de facture est maintenant prête à être utilisée pour l’envoi des factures aux clients.
