Une fois que vous avez choisi un modèle, les paramètres de mise en page du template s’affichent en dessous. Ils comprennent un en-tête (avec le nom du modèle et les marges supérieures et inférieures) et une fenêtre contenant la mise en page proprement dite.
Cette fenêtre vous permet de personnaliser la mise en page de la facture de différentes façons. La mise en page de la facture s’articule toujours autour de trois éléments :
Le texte et les valeurs de vos factures sont représentés par des clés dans votre mise en page, qui se trouvent dans le champ « Clés » situé à droite du modèle. Lorsque vous créez une facture, les clés du modèle sont remplacées par les informations qu’elles représentent. Il existe deux types de clés :
Ces clés remplacent des mots tels que « Facture », « Adresse », « Date ». Bien que l'on retrouve ces mots sur toutes les factures, nous utilisons des clés pour qu'ils apparaissent toujours dans la bonne langue sur vos documents.
Ces éléments varient d'une facture à l’autre et dépendent du contenu de chaque document. Exemples de clés de contenu : les coordonnées du client, le prix d'un produit, la date de la facture...
Les informations à saisir à l’emplacement des clés de contenu sont récupérées par Billit à partir de la fiche de l’entreprise, de la fiche client du client auquel vous facturez ou des données que vous saisissez lors de la création d'une facture.
Par exemple : lorsque la clé $Order.OrderNumber$ apparaît dans la mise en page de votre document, le numéro de facture sera systématiquement ajouté à la facture finale. De même, la clé $Order.TotalIncl$ sera remplacée par le montant total (TVA incl.) de votre facture.
Vous pouvez choisir les clés à ajouter à la mise en page de votre facture. Ce faisant, n'oubliez pas que la loi vous oblige à mentionner certaines informations dans vos factures. La présentation standard contient toujours les clés imposées par la loi.
Pour ajouter une clé à votre modèle de facture, cliquez d’abord sur l’endroit du modèle où vous souhaitez l’insérer (à gauche), puis sur la clé de votre choix (à droite dans la liste des clés). Pour supprimer une clé, sélectionnez-la avec le curseur puis cliquez sur la touche Retour arrière.
Outre les clés de base, vous pouvez créer vos propres clés pour les ajouter à vos factures. Ces clés seront basées sur les champs supplémentaires que vous avez créés dans votre fiche client.
Lire aussi : Ajouter des champs supplémentaires à une fiche client.
Une fois que vous avez créé un champ supplémentaire, la clé correspondante apparaît dans la liste de droite sous « Clients ».
Certaines clés de contenu représentent également des informations qui en principe sont fixes, comme l’adresse de votre entreprise. Il est cependant utile de continuer à utiliser des clés pour ces informations également. Cela vous évitera de devoir modifier tous vos modèles de mise en page si votre entreprise déménage, par exemple.
