Vous pouvez également envoyer ou faire envoyer vos fichiers à l’une des adresses e-mail uniques de la saisie rapide. Toutes vos factures d’achat arriveront ainsi automatiquement dans votre saisie rapide. Ces adresses e-mail sont propres à votre entreprise et consistent en des combinaisons de lettres complexes afin d’éviter que des e-mails indésirables n’arrivent dans votre saisie rapide. Vous pouvez aussi créer une nouvelle adresse avec un nom plus simple pour vos fournisseurs (par exemple facturation@votreentreprise.be) et, à partir de cette adresse, faire envoyer vos factures manuellement ou automatiquement à l'adresse e-mail de la saisie rapide.
Le mode de transfert automatique des e-mails dépendra du service de courrier électronique que vous utilisez. Si un e-mail de la saisie rapide ne comporte pas de pièce jointe (et donc pas de facture), il sera transféré à l'adresse e-mail figurant sur la fiche d’entreprise afin que l'e-mail ne s’égare pas.
- Via l’adresse e-mail « Ne pas diviser les fichiers », les fichiers composés de plusieurs pages ne seront pas divisés lors de l'importation. Il s'agit de l'adresse e-mail la plus appropriée pour l'envoi des factures aux fournisseurs. Vous pouvez toujours diviser un fichier ultérieurement sur l'onglet « À traiter » en le cochant dans la case située en haut à gauche et en cliquant sur le bouton « Diviser ». Les fichiers de plus de trois pages que vous divisez seront d'abord envoyés vers l'onglet « Séparateur ».
Veuillez noter que les fichiers de plus de 99 pages seront TOUJOURS envoyés vers l'onglet « Séparateur », même si vous les avez envoyés via l'adresse électronique « Ne pas diviser les fichiers ».
- Via l’adresse e-mail « Diviser les fichiers », les fichiers composés de plusieurs pages seront divisés et aboutiront dans l'onglet « Séparateur », où vous pourrez choisir de les traiter scindés (chaque page constitue un fichier distinct) et/ou de les regrouper en fichiers de plusieurs pages. Cette fonction est particulièrement utile si vous souhaitez importer un grand nombre de factures/pages dans un seul fichier (par exemple lorsque vous importez un grand nombre de factures au moyen de votre scanner). Vous pouvez aussi fusionner des pages pour constituer un seul fichier ultérieurement en indiquant dans l'onglet « À traiter » les pages qui font partie d’un ensemble à l'aide de la case à cocher et en cliquant sur le bouton « Fusionner ».
