Pro forma signifie « pour la forme ». Une facture pro forma est donc une facture provisoire qui permettra par exemple à l’acheteur d’établir un document de dédouanement ou de remplir d’autres formalités. Certaines entreprises internationales en envoient automatiquement ; ces factures pro forma font alors office de confirmation de commande.
Dans la pratique, une facture pro forma peut être utilisée à différentes fins :