La facturation électronique est déjà bien implantée en Pologne, où la réception et le traitement de factures électroniques sont obligatoires depuis avril 2019.
De nouveaux changements attendent toutefois encore les entreprises polonaises. Lisez la suite pour découvrir comment envoyer des factures numériques conformes en Pologne.
Depuis le 18 avril 2019, les entreprises ont l'obligation de recevoir et traiter les factures électroniques pour l'État polonais. L’envoi de factures électroniques est facultatif pour les fournisseurs ou les administrations fédérales, régionales et locales.
Suite à un audit externe, le ministère polonais des Finances a annoncé que la facturation électronique deviendrait obligatoire à partir de 2026. Pour les contribuables dont le chiffre d'affaires aura dépassé 200 millions de PLN au cours d’une année précédente, l'obligation prendra effet à partir du 1er février 2026. Pour les autres, ce sera à partir du 1er avril 2026.
Il existe plusieurs façons d’envoyer une facture électronique à une entreprise ou aux autorités polonaises. Choisissez ci-dessous celle qui vous correspond.
Il existe plusieurs moyens de soumettre une facture électronique aux organismes publics polonais :
Il n’existe qu'un seul moyen d’envoyer des factures électroniques aux entreprises polonaises :
Peppol est un réseau ouvert et sécurisé qui présente de nombreux avantages :
L’identité de chaque membre du réseau Peppol est vérifiée, ce qui vous garantit que les factures que vous recevez sont toujours authentiques. Vous évitez ainsi la fraude à la facture.
Les factures que vous envoyez via le réseau étant entièrement numériques, cela vous permet de les traiter automatiquement dans votre logiciel de facturation.
Les factures électroniques au format UBL sont lues automatiquement. Vous évitez donc les erreurs humaines lors du traitement.
En associant Billit à votre numéro de compte, vous bénéficierez d'un rapprochement automatique des factures entrantes et sortantes. Vous disposerez ainsi d’une meilleure vue d’ensemble de la situation financière de votre entreprise.
Peppol est rapide : votre facture est reçue par le destinataire dans les 10 minutes qui suivent l’envoi. Si l'on ajoute à cela le traitement automatique, vous gagnez un temps précieux.
Peppol est un réseau ouvert grâce auquel vous pouvez envoyer et recevoir des documents d’entreprise, comme des factures, en toute sécurité. Ce réseau a été conçu pour simplifier le processus purchase-to-pay entre les pouvoirs publics et les fournisseurs. Développé par la Commission européenne, Peppol est en passe de devenir la norme mondiale.
Il existe de nombreux identifiants permettant d’envoyer des factures électroniques vers la Pologne. Découvrez les différentes possibilités ci-dessous.
| Type | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) | Il s’agit du numéro d’identification fiscale en Pologne. Il se compose de 10 chiffres. | 1234567890 |
| TVA | C’est le même numéro à dix chiffres que le NIP, précédé de « PL ». | PL1234567890 |
Les autorités polonaises offrent la possibilité d'utiliser un environnement de test, de démonstration ou de production du KSeF. Vous pourrez les trouver grâce à ces liens :
Remarque : vous devez disposer d'une autorisation spéciale pour accéder à l'environnement de démonstration ou de production. Vous pouvez soumettre une demande en remplissant ce formulaire (en polonais) :
Comment envoyer des factures électroniques en Pologne ?
Pour envoyer une facture via Peppol ou le KSeF, il suffit de créer un compte Billit. En tant que Point Peppol officiel connecté au KSeF, Billit peut envoyer toutes vos factures électroniques en Pologne.
Suivez les étapes ci-dessous pour vous enregistrer auprès du Point d’accès Billit et envoyer votre première e-facture.
Créez un compte Billit
Connectez-vous au KSeF
Pour envoyer votre première facture à une entreprise polonaise, vous devrez d’abord vous connecter à la plateforme KSeF.
Créez un client
Créez et envoyez une facture