C’est les vacances ! 7 conseils pour déléguer efficacement vos tâches à vos collègues

1. Une bonne préparation est essentielle

• Attention au timing : discutez suffisamment tôt de vos dates de congés avec vos collègues et votre supérieur afin de leur éviter toute mauvaise surprise.
• Documentez vos tâches : établissez une liste de vos tâches et projets en cours, avec toutes les échéances et personnes de contact.
• Dressez également une check-list de toutes les tâches récurrentes (quotidiennes ou hebdomadaires) que vous devez confier à vos collègues.

2. Communiquez clairement

• Donnez des instructions claires : établissez une liste de ce qui doit être fait pour chaque tâche et rédigez éventuellement des consignes concernant des tâches ou systèmes précis.
• Informez vos collègues de votre absence : vous pouvez le faire par e-mail ou lors d’une réunion d’équipe, mais n’oubliez pas non plus de configurer un message out-of-office clair avant votre départ. Mentionnez-y la durée de votre absence et les collègues qui reprennent vos tâches, sans oublier d’indiquer si vos mails seront ou non lus ou transférés. Si nécessaire, configurez votre message en plusieurs langues.

3. Organisez une réunion pour le transfert des tâches

• Il est préférable de déléguer vos tâches personnellement, lors d’une réunion.
• Lors de la répartition de vos tâches, tenez compte de l’expertise et de la charge de travail de vos collègues.

4. N’oubliez pas l’aspect technique du transfert des tâches

• Utilisez éventuellement un logiciel de gestion de projet pour assurer le suivi de l’état d'avancement des tâches, des responsabilités et des échéances.
• Veillez à ce que vos collègues aient accès aux documents, outils et systèmes nécessaires.

5. Automatisez au maximum

• Déchargez vos collègues d’un maximum de tâches en automatisant les tâches répétitives à l’aide d’outils numériques.
• C’est également possible avec Billit ! (Voir plus loin dans ce blog)

6. Prévoyez un plan de secours

• Établissez clairement ce qui doit advenir en cas de problème inattendu.
• Indiquez également qui vos collègues doivent contacter dans un tel cas de figure (et comment).

7.    Évaluez

• Prévoyez une réunion d’évaluation avec vos collègues après vos vacances pour qu’ils puissent vous expliquer comment les choses se sont passées en votre absence.
• Apportez éventuellement les corrections nécessaires pour la prochaine fois.

Transférer vos tâches dans Billit : créez un utilisateur supplémentaire

Vous utilisez Billit pour établir vos factures et l’un de vos collègues va assumer cette tâche pendant vos congés ? Aucun problème !

La solution la plus pratique consiste à ajouter ce collègue dans Billit en tant qu’utilisateur supplémentaire pour votre entreprise. Vous pourrez alors lui attribuer des droits correspondant à ce qu’il sera amené à faire. Si nécessaire, vous pourrez aussi protéger l’accès à certaines fonctionnalités.

Automatiser des tâches dans Billit

En optant pour une automatisation maximale, vous pouvez épargner pas mal de travail à votre collègue.

• Activez le lien avec votre banque afin que le contrôle du paiement de vos factures soit automatique.
• Utilisez les rappels de paiement automatiques afin que votre collègue ne doive pas les envoyer manuellement. Veillez à ce que le texte des e-mails de rappel soit configuré correctement avant de partir.
• Faites traiter automatiquement les documents au format UBL. En principe, il ne sera plus nécessaire de soumettre ces documents, qui ont une structure fixe, à un contrôle supplémentaire.

Lisez également les pages d’aide suivantes :

• Lier un compte bancaire
• Envoyer des rappels automatiques
• Traitement automatique de fichiers UBL

Quelques points à prendre en compte

Votre collègue n’aura-t-il plus rien à faire ? Si. En fonction de la situation de votre entreprise, les tâches suivantes peuvent s’avérer importantes :

• Suivre les paiements restant à attribuer
• Suivre les factures d’achat restant à payer
• Traiter des documents dans la Saisie rapide (sauf les documents UBL)
• Suivre les offres 
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