Pour une entreprise belge, commercer avec des clients étrangers est un excellent moyen de développer son activité et de conquérir de nouveaux marchés. Afin que la relation d’affaires nouée avec ces clients se déroule de la manière la plus professionnelle possible et que les délais de paiement convenus soient respectés, il est essentiel que la facturation soit conforme aux usages en vigueur.
Rédiger une facture dans la langue du client étranger est une première initiative appréciable. Si, de surcroît, la facture est établie correctement, dans le respect des règles de facturation en vigueur dans le pays concerné, vos clients transfrontaliers ne pourront qu’être favorablement impressionnés. Découvrez ci-après quelques conseils pratiques.
Ce conseil semble aller parfaitement de soi. Or, cette règle fondamentale est malheureusement trop souvent ignorée. Une facture professionnelle doit comprendre toutes les informations essentielles. Par exemple, outre les données de votre entreprise (dénomination, adresse et numéro de TVA), n’oubliez pas de mentionner le nom et l’adresse complets de votre client étranger.
S’agissant de clients étrangers, il est important de mentionner clairement la devise dans laquelle est établie votre facture. Précisez également les conditions de paiement, telles que le délai et les moyens de paiement que vous acceptez.
Selon le type de services que vous proposez et la localisation de votre client, les règles relatives à la TVA peuvent être différentes. Afin de connaître la réglementation en vigueur et de savoir si vous devez ou non appliquer la TVA, demandez conseil à votre (expert-)comptable. La règle diffère selon que vous facturez à un client particulier au sein de l’UE, à une entreprise au sein de l’UE ou à une entreprise hors de l’UE.
Dans certains cas, les règles de TVA en vigueur au niveau international permettent de réduire le taux d’imposition. Parmi les règles les plus fréquentes, citons le « mécanisme d’autoliquidation de la TVA », dans lequel votre client est responsable du paiement de la TVA dans son propre pays. Assurez-vous de bien comprendre les règles spécifiques – là encore avec l’aide de votre comptable ou de votre expert-comptable – et de fournir les documents adéquats permettant de bénéficier de ces régimes.
Si vous facturez dans une monnaie autre que l’euro, la devise utilisée doit être reconnue internationalement et être « mutable » , c’est-à-dire convertible en euros. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un convertisseur de devises, tel que, par exemple, https://www.xe.com/fr/currencyconverter/. De cette manière, le montant de vos factures sera toujours exact.
Lorsque vous recevez un paiement en provenance d’un client étranger, il se peut que des frais bancaires supplémentaires et des frais de change soient applicables. Tenez compte de ces frais lorsque vous établissez vos tarifs et vos conditions de vente, afin que vos transactions internationales ne se soldent pas par des pertes.
En matière de facturation à des clients étrangers, un logiciel de facturation peut se révéler extrêmement utile car il vous permet de créer aisément des factures professionnelles, d’utiliser les bonnes devises et les taux de change adéquats et d’appliquer correctement les règles internationales en matière de TVA. Le logiciel vous aide en outre à gérer les conditions de paiement et à réduire la charge administrative.
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