Pour un indépendant, l’archivage des documents s’avère être un outil extrêmement utile. Il permet en effet de retrouver rapidement la trace desdits documents, par exemple en cas de conflit avec un client, de demande de l’administration fiscale ou de recherche d’un justificatif précis.
Afin de gagner un temps précieux lors de la recherche d’un document, le maître-mot est : numérisation. L’archivage numérique vous permet notamment de gagner de la place et d’obtenir en temps réel un aperçu clair de votre situation administrative. Qui plus est, quelques clics suffisent pour avoir accès à un document spécifique. Mais l’archivage numérique des factures est-il légal ? Dans l’affirmative, quelles sont les règles en vigueur ?
Les entreprises sont censées garder certains documents d’entreprise pendant plusieurs années. La durée de conservation varie en fonction du type de document. Exemple : afin d’être en règle en cas de contrôle portant sur l’impôt des personnes physiques, l’impôt des sociétés ou la déclaration TVA, la déclaration fiscale doit être conservée pendant 7 ans.
Pour ce qui concerne les documents sociaux (tels que le registre du personnel, les comptes individuels, les contrats de travail, les autres formes de convention entre employeurs et salariés, etc.), le délai de conservation est de 5 ans. Quant aux documents d’assurance, leur durée de conservation est de 10 ans. Enfin, les actes notariés doivent être gardés à vie.
En principe, les factures se conservent pendant 10 ans. Le mot « facture » est un terme général attestant de l’achat ou de la vente de biens ou de services. Le délai de conservation varie en fonction des opérations réalisées.
Dans l’ordre croissant, citons les notes de restaurant et d’hôtel (6 mois), les titres de transport (1 an), les frais d’huissier (1 an), les factures d’achat et les attestations de garantie (2 ans, ce qui correspond en fait au délai de garantie légal), les frais médicaux (2 ans), les documents bancaires, quittances de prêts hypothécaires et contrats de location (5 ans), les documents immobiliers (10 ans), les factures émises par les entreprises de construction (10 ans).
À force d’accumuler tous ces documents, on obtient, au fil des années, une véritable montagne de papier. Pour un indépendant, les archives papier constituent un surcoût important. D’où la pertinence d’archiver numériquement les documents importants, une démarche d’ailleurs fortement encouragée par les pouvoirs publics. En Belgique, les entreprises sont libres de conserver leurs documents comme bon leur semble : totalement sans papier ou en les archivant numériquement. Vous pouvez aussi imprimer vos documents numériques et les conserver, mais cela n’est pas conseillé.
En matière d’archivage numérique de documents officiels, la Belgique a mis en place un cadre légal spécifique, régi par la loi du 21 juillet 2016, communément appelée Digital Act. Ce texte stipule que l’authenticité des documents archivés doit pouvoir être formellement établie en permanence.
En d’autres termes : la provenance des documents doit être irréfutable. Il est en outre interdit d’en modifier le contenu. Afin de garantir l’authenticité et la sécurité des documents archivés, vous pouvez utiliser sans crainte un logiciel accessible et convivial.
Veillez également à stocker vos documents archivés de manière professionnelle.
Tandis que certaines entreprises conservent leurs documents sur leurs propres ordinateurs ou serveurs, d’autres font appel à un prestataire extérieur. Les indépendants prennent en outre de plus en plus conscience des avantages du cloud computing et de la nécessité d’effectuer régulièrement une sauvegarde de leurs données.
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