L'IA peut-elle vous aider dans vos tâches administratives ?

L'IA qui apprend et crée

L'intelligence artificielle (IA) est un domaine de l'informatique qui traite du développement de systèmes informatiques capables d'effectuer des tâches nécessitant normalement l'intelligence humaine.

Il convient ici de faire la distinction entre le Machine Learning (ML), également appelé « apprentissage automatique », et les Large Language Models (LLM) ou « grands modèles linguistiques ». En ML, les systèmes sont formés pour formuler des prédictions fondées sur des données. Pensez par exemple ici à la reconnaissance faciale ou vocale. Les LLM, quant à eux, sont capables de comprendre et de générer de manière autonome du langage naturel, des images ou des sons. Parmi les exemples les plus connus, citons ChatGPT, DALL-E, Google Gemini et Microsoft Copilot.

Le ML et les LLM peuvent tous deux être utilisés aujourd'hui pour faciliter le fonctionnement de votre administration.

6 coups de pouce de l'IA pour votre administration

Peut-être rêvez-vous de confier l’intégralité de vos tâches administratives à l'IA, mais ce n'est (malheureusement) pas encore possible. Cela étant dit, elle peut vous aider à accomplir certaines tâches spécifiques de manière plus efficace :

1. Saisie et traitement des données

Grâce à l'IA, vous pouvez automatiser une grande partie de la saisie et du traitement des données. Il est ainsi possible, par exemple, de scanner des factures et d'extraire automatiquement les informations pertinentes telles que les montants, les dates et les noms des fournisseurs. Comme vous ne devez pas retaper manuellement ces données, vous gagnez beaucoup de temps et évitez les erreurs humaines. C'est cette forme d'IA que nous avons intégrée dans la « Saisie rapide » de Billit. Vous pourrez lire comment cela fonctionne dans la suite de cet article.

2. Comptabilité

Vous pouvez aussi utiliser l'IA pour automatiser diverses tâches comptables. Pensez par exemple à la classification automatique des transactions, à la préparation des états financiers ou à la production des déclarations d'impôt. Grâce à l'IA, ces processus sont plus efficaces, ce qui vous permet, à vous ou à votre comptable, de gagner du temps.

3. Automatisation des flux de travail

L'IA est en mesure d’automatiser les flux de travail en identifiant et en exécutant les tâches répétitives. C’est le cas lorsqu’il s’agit, par exemple, d'envoyer des rappels concernant les échéances sur la base des informations contenues dans les factures ou les e-mails.

4. Prévision de votre flux de trésorerie

En analysant des données historiques, l'IA peut vous aider à prédire vos flux de trésorerie à venir. Cela vous permet de mieux programmer vos finances et de vous préparer aux éventuels déficits ou excédents.

5. Détection de la fraude

L'IA peut vous aider à détecter des activités ou des transactions suspectes indiquant une fraude. Grâce à cette technologie, il est possible de reconnaître des modèles qu'un être humain comme vous aurait du mal à déceler. Les entreprises pourront ainsi prévenir ou réduire la fraude plus aisément.

6. Gestion des contrats

Vous pouvez utiliser l'IA pour analyser les contrats et extraire des informations importantes telles que les dates d'expiration, les conditions et les obligations. La gestion des contrats est ainsi plus efficace et vous réduisez le risque de manquer des échéances importantes.

Comment la « Saisie rapide » de Billit utilise l'IA

Vous savez certainement que vous pouvez facilement importer dans Billit des documents tels que des images ou des PDF avec la « Saisie rapide ». Vous pouvez ensuite traiter ces documents automatiquement grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR).  Des données comme les montants, les dates, etc. sont ainsi extraites et copiées sur une facture électronique ou un autre document numérique.

Lors de ce processus, nous utilisons le Machine Learning : notre OCR est auto-apprenant, ce qui signifie qu'il gagne en précision à mesure que vous l'utilisez.

Voici comment cela fonctionne :

• Notre logiciel tente de récupérer, à partir de chaque image ou PDF importé dans la Saisie rapide, les données nécessaires à la création d'une facture structurée. Les coordonnées indiquant l'emplacement des données sur le document sont sauvegardées durant ce processus.
  
  
•  Si un utilisateur corrige un des champs trouvés, l'OCR enregistre également cette information. Lelogiciel recherchera ensuite la nouvelle valeur saisie par l’utilisateur sur le document pour enregistrer également ses coordonnées.
  
  
• Notre logiciel utilise toutes les données ainsi enregistrées par notre logiciel pour mieux interpréter les nouvelles images ou les nouveaux PDF.

Fait remarquable, nous avons intégré ce système dans Billit dès le début, en 2014 ! Il est donc beaucoup plus ancien que les applications de LLM si populaires aujourd'hui. Autre point positif : tous les utilisateurs de Billit s'entraident pour améliorer la précision de notre OCR. Vous faites donc une bonne action chaque fois que vous numérisez un nouveau document avec notre logiciel...

NB – Au fait, avez-vous remarqué que nous avons aussi créé l'image en haut de ce billet de blog à l'aide de l'IA ? Le texte est par contre bel et bien de nous, même si nous nous sommes inspirés de ChatGPT sur certains points.