Pourquoi est-il judicieux de s’affilier à un secrétariat social ?

Si vous employez un ou plusieurs salariés, il est raisonnable de confier le suivi administratif – de la gestion des salaires à celle du crédit-temps – à des spécialistes. Cela vous permet de faire d’une pierre deux coups : vous et vos collaborateurs avez toute latitude pour vous consacrer au développement de l’entreprise, tandis que des experts se chargent d’accomplir rapidement et correctement les formalités administratives.

Bien que l’affiliation à un secrétariat social ne soit pas une obligation, on estime que 90 % des entreprises y ont recours, ce qui en dit long sur l’utilité de faire appel à un partenaire externe expert en la matière.

Secrétariat social versus guichet d’entreprises et caisse d’assurances sociales

Avant d’évoquer les avantages du secrétariat social, une mise au point s’impose : on a souvent tendance à confondre secrétariat social avec guichet d’entreprises et caisse d’assurances sociales. Le guichet d’entreprises constitue le point de contact central pour régler toutes les formalités administratives liées au lancement de votre activité. Il se charge notamment d’inscrire les entreprises à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE), d’obtenir un numéro d’identification (numéro d’entreprise) auprès de la BCE, d’activer le numéro d’entreprise auprès de la TVA et d’effectuer les demandes d’autorisations nécessaires à l’exercice de l’activité. Une caisse d’assurances sociales quant à elle s’occupe du calcul et de la perception des cotisations sociales et de leur versement aux pouvoirs publics. De nombreux organismes combinent les fonctions de guichet d’entreprises et de caisse d’assurances sociales. 

Quelles prestations pouvez-vous attendre de la part d’un secrétariat social ? 

Un secrétariat social se substitue à votre entreprise pour la gestion de différentes tâches administratives, parmi lesquelles :

• le calcul des salaires (y compris le précompte professionnel, le pécule de vacances, les primes et autres indemnités)
• la perception et le versement des cotisations sociales et du précompte immobilier
• la gestion des ressources humaines (absentéisme, incapacité de travail, crédit-temps, …)
• les conseils concernant les procédures de recrutement, les absences et les licenciements. 

Un secrétariat social fait donc office de bureau social ayant pour mission d’aider les entreprises et les indépendants à accomplir un certain nombre de tâches administratives. Le recours à un secrétariat social présente un grand nombre d’avantages que nous vous invitons à découvrir ci-après. 

Les avantages d’un secrétariat social

Le fait que neuf entreprises belges sur dix font confiance à un secrétariat social est extrêmement éloquent et se justifie par les prestations suivantes :

• le traitement professionnel des salaires et le suivi ponctuel des déclarations fiscales : il s’agit de tâches répétitives nécessitant une grande expertise, la moindre erreur pouvant entraîner de lourdes conséquences, notamment financières. Il est donc pertinent de déléguer ces prestations à des professionnels, ce qui vous permet en outre de vous consacrer pleinement à l’essentiel de vos activités.
• le versement rapide et correct des salaires, ce qui est de nature à stimuler fortement la motivation et la satisfaction du personnel.
• des conseils d’experts professionnels en matière de problèmes socio-juridiques auxquels votre entreprise sera tôt ou tard confrontée. Du recrutement au licenciement : la législation sociale et fiscale évolue extrêmement rapidement et devient de plus en plus complexe. Un suivi correct de ces matières par votre secrétariat social vous garantit d’être toujours en ordre sur le plan légal et d’éviter des amendes onéreuses. 

Instaurez avec votre secrétariat un partenariat à part entière

De nombreux employeurs et salariés s’efforcent de se tenir informés des principes de base en matière de législation sociale. Les spécialistes œuvrant dans les secrétariats sociaux partagent volontiers avec eux leur expertise dans ce domaine. En complétant ces informations par une formation adéquate, souvent dispensée par les secrétariats sociaux sous la forme de séminaires gratuits, vous devenez un partenaire à part entière. 

En tant qu’entrepreneur, cette synergie vous permet d’anticiper les changements pouvant intervenir en matière de législation socio-juridique. Cette approche proactive vous offre en outre la possibilité de prendre une longueur d’avance sur vos concurrents, de remporter la « guerre des talents » et d’attirer et de fidéliser des collaborateurs de premier plan. 

Bon à savoir

Les pouvoirs publics sont également favorables à la collaboration entre employeurs et secrétariats sociaux. Pour les pouvoirs publics, le recours à un secrétariat social garantit que les cotisations sociales sont correctement perçues chez l’employeur et les salariés et ponctuellement reversées à l’État. Une situation gagnant-gagnant pour toutes les parties prenantes.