Les factures numériques sont en plein essor, mais qu'est-ce qu’une facture numérique exactement ? S'agit-il d'un simple document PDF ou d'autre chose ? Nous vous expliquons tout en détail dans ce blog.
Nous vous expliquons également les avantages de la facturation numérique et comment elle peut vous aider à gérer votre administration de manière beaucoup plus efficace.
Une facture numérique (également appelée « facture électronique », « e-facture » ou « e-invoice ») est une facture que vous pouvez envoyer, consulter et modifier numériquement (c'est-à-dire sur un ordinateur, une tablette, un smartphone, ...).
Vous pensez peut-être spontanément dans ce cas à une facture papier scannée ou à une facture au format PDF ou Word, mais ce n'est pas de cela qu’il s’agit.
En effet, une « vraie » facture numérique possède une structure fixe. C'est pourquoi elle porte souvent la désignation de « facture électronique structurée » (FES). Cette structure permet aux logiciels du monde entier de lire et traiter ces factures numériques de manière entièrement automatisée.
Concrètement, une FES est un fichier informatique au format XML, abréviation d’Extensible Markup Language (langage de balisage extensible). Il s'agit donc d'un fichier texte sans aucune mise en page. Le langage standard dans lequel une telle facture est établie s'appelle Universal Business Language (langage universel des affaires) ou UBL.
En règle générale, les FES ne sont pas envoyées par courrier électronique, mais par l'intermédiaire d'un réseau sécurisé. Le réseau le plus connu est le réseau Peppol, mais d'autres réseaux sont aussi utilisés dans certains pays.
En résumé : une facture numérique...
Lire aussi : Pourquoi un PDF n’est pas (encore) une facture électronique structurée
Le traitement des factures papier classiques prend beaucoup de temps. Vous devez les envoyer, les recevoir, les vérifier, les payer, ... Et vous devez surveiller de près si votre client paie à temps et lui envoyer un rappel de paiement le cas échéant. Le risque d'erreur humaine dans les processus faisant appel au papier est en outre relativement élevé.
Résultat : une perte de temps, des coûts plus élevés et un impact négatif sur votre entreprise, car vous avez alors moins de temps à consacrer aux activités essentielles qui créent une réelle valeur ajoutée.
Grâce aux outils numériques modernes, vous pouvez automatiser au maximum votre processus de facturation et ainsi gagner du temps et éviter les erreurs.
Une FES présente l'avantage d’enregistrer toutes les informations relatives à la facturation à un endroit fixe dans le fichier numérique. Cela signifie que des logiciels spécialisés peuvent utiliser ces informations pour exécuter automatiquement des tâches que vous deviez exécuter personnellement avant,
comme :
Il va de soi que tout cela conduit à des gains d'efficacité et des économies considérables. Mais ce n'est pas tout : la facturation électronique accélère aussi le traitement et le paiement de vos factures. Ce qui, à son tour, est bénéfique pour votre flux de trésorerie.
Avec Billit, vous pouvez non seulement créer des factures numériques très rapidement, mais aussi les envoyer et les recevoir via Peppol et tous les autres réseaux de facturation électronique courants.
Grâce à ses nombreuses fonctions pratiques et à ses intégrations avec d'autres logiciels, Billit vous permet d'automatiser au maximum vos processus d’entreprise et vous pouvez ainsi vous concentrer au maximum sur le développement de votre activité.
Vous en avez sans doute déjà entendu parler : à partir de 2026, la facturation numérique deviendra obligatoire pour toutes les transactions B2B en Belgique. Notre pays n'est certainement pas le seul dans ce cas, car de plus en plus de pays dans le monde imposent la facturation électronique ou envisagent de le faire.
Cette obligation vise principalement à éviter la fraude à la facture et à combler l'écart de TVA (différence entre les recettes de TVA attendues et les recettes de TVA effectivement perçues). En effet, les factures numériques facilitent la détection de la fraude, et ce tant au niveau belge qu'européen.
Cette obligation ne doit cependant pas vous effrayer. Comme indiqué dans ce qui précède, la facturation numérique présente de nombreux avantages pour votre entreprise. Alors ensemble, mettons le cap sur votre avenir numérique !
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