Dans un monde numérique en pleine évolution, un nombre sans cesse croissant d’autorités, d’administrations et d’entreprises ont recours à la facturation électronique (e-invoicing ou e-facturation). Cela signifie que les factures ne sont plus envoyées au format papier, mais sous forme numérique. L’un des principaux standards européens en matière de facturation électronique s’intitule Peppol, qui est l’acronyme de Pan-European Public Procurement Online. Aujourd’hui, Peppol est devenu une norme internationale solide dont le champ d’action dépasse désormais le cadre de l’Europe et des pouvoirs publics. Découvrez ci-après tout ce qu’il faut savoir à propos de ce réseau.
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Peppol est un réseau européen sécurisé permettant aux entreprises et aux organisations (y compris les pouvoirs publics) d’échanger des factures électroniques au moyen de différents formats et suivant un protocole spécifique.
Ce réseau peut être comparé à un « réseau téléphonique pour factures ». Pour envoyer un message à votre destinataire, vous avez uniquement besoin de son code d’identification unique (Peppol ID). Ce code est comparable à un numéro de téléphone. Même si votre destinataire change de fournisseur de services ou de point d’accès, il reste accessible via le même identifiant unique Peppol (comme c’est le cas avec un numéro de téléphone).
Les entreprises peuvent s’envoyer mutuellement des factures grâce à des numéros d’identification uniques (« Peppol ID’s »).
Financé conjointement par la Commission européenne et 18 instances gouvernementales, le réseau international sécurisé Peppol a été lancé en 2008 à titre de projet pilote. L’objectif était de simplifier considérablement le processus d’achat-paiement entre les instances gouvernementales et les fournisseurs grâce au traitement automatique des factures (par processus d’achat-paiement, on entend le processus démarrant par la demande de commande et l’achat, et se terminant par le paiement (automatique) des factures).
Basé sur des standards et des spécifications ouverts, le réseau Peppol utilise un format standardisé applicable aux documents électroniques, baptisé Universal Business Language (UBL). Le format UBL a été créé dans le but de simplifier l’échange de documents électroniques et de permettre que les documents soient échangés de manière standardisée et structurée.
Peppol est constitué de « communautés ». Les organisations peuvent devenir membres de Peppol par le biais d’une « communauté », laquelle est toujours spécifique à un pays et soutenue par les autorités locales. Chaque pays dispose de sa propre « autorité Peppol » qui se charge de désigner les Points d’Accès locaux. En Belgique, ce rôle est dévolu au SPF BOSA, tandis qu’aux Pays-Bas, il s’agit de la Nederlandse Peppol-autoriteit (NPa). En termes de sécurité, Peppol offre des garanties qu’aucun e-mail standard n’est en mesure de proposer. Le protocole Peppol est par exemple doté de mécanismes permettant de garantir l’authenticité d’un expéditeur. D’autre part, il est impossible de modifier une facture traitée via Peppol. Un autre aspect essentiel est la confidentialité : toutes les données échangées entre deux Points d’Accès Peppol sont en effet cryptées. Le code d’identification est en outre déterminé par la communauté Peppol locale. En Belgique, c’est généralement le numéro de TVA qui fait office d’identifiant Peppol, tandis qu’aux Pays-Bas, il s’agit du numéro Kvk (numéro d’inscription à la Chambre de commerce néerlandaise).
Les Points d’Accès permettent d’accéder au réseau sécurisé pour envoyer et recevoir des factures.
Un Point d’Accès peut se comparer à un opérateur téléphonique qui relie votre entreprise à un réseau de téléphonie : un Point d’Accès Peppol vous permet d’accéder au réseau Peppol. Cette liaison s’effectue au moyen d’un identifiant (Peppol ID). Vous bénéficiez ainsi d’un accès à un réseau international de facturation.
De plus en plus de pays imposent l’utilisation du réseau Peppol pour l’envoi de factures électroniques. En Belgique, l’utilisation de ce réseau est obligatoire depuis 2017 pour ce qui concerne les factures destinées aux instances gouvernementales flamandes. Aux Pays-Bas, l’obligation d’envoyer des factures électroniques est entrée en vigueur en avril 2019, pour peu que cela soit prévu contractuellement ou mentionné dans les adjudications. En Italie, l’envoi de factures électroniques est même obligatoire pour les transactions B2B. Cette dernière tendance – à savoir la facturation électronique entre les entreprises – ne connaîtra aucun retour en arrière.
Grâce à Peppol, les entreprises et les autorités publiques européennes peuvent échanger des documents électroniques de manière standardisée. En d’autres termes, les entreprises faisant partie du réseau Peppol bénéficient d’une méthode d’échange de documents sécurisée et efficace, sans devoir se préoccuper de la compatibilité de différents systèmes ou de la sécurité de leurs documents.
Peppol offre en outre aux entreprises et aux autorités publiques l’opportunité de réduire leurs frais et d’accroître leur efficacité. En ayant recours à la facturation électronique et au réseau Peppol, les entreprises peuvent, par exemple, économiser un temps précieux qui, autrement, serait dévolu au traitement manuel des factures. Qui plus est, le risque d’erreurs (humaines) est considérablement réduit. Les autorités publiques profitent également de l’efficacité de la facturation électronique, car elle leur permet de traiter et de payer les factures plus rapidement, tout en réduisant les tâches administratives contraignantes.
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