Dans un précédent article de blog consacré à Peppol, vous avez appris comment ce réseau européen sécurisé rend possible l’échange de factures électroniques. L’un des piliers de la facturation électronique est le format UBL (pour Universal Business Language). Billit est, depuis février 2015, l’un des premiers logiciels de facturation en Belgique permettant aux entrepreneurs d’envoyer et de traiter automatiquement des factures UBL. Mais qu’entend-on précisément par UBL ? Comment ce format fonctionne-t-il et quels en sont les avantages ? Découvrez-le ci-après.
UBL, qui est l’acronyme de Universal Business Language, est un format standard destiné à faciliter l’échange de documents électroniques, tels que les bons de commande et les factures.
Un fichier UBL est un document au format XML. Un fichier XML contient toutes les informations figurant dans une facture PDF normale, mais dans un format structuré et fixe. Les outils qui prennent en charge UBL peuvent importer ces documents et charger ainsi automatiquement toutes les informations de facturation, telles que le montant, la date et la TVA. Avec UBL, plus besoin de retranscrire les reçus ni les factures !
Il s’agit de deux formats essentiellement différents. Une facture au format UBL contient des données structurées destinées à être traitées de manière automatique par un programme informatique, ce qui est impossible avec une facture au format PDF.
La raison ? Un fichier PDF (pour Portable Document Format ou format de document portable) est conçu pour être lisible par un humain et combine du texte et des images. Le format PDF s’appuie sur la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR ou Optical Character Recognition), laquelle permet d’automatiser le traitement des documents, mais demeure sujette aux erreurs.
Un logiciel OCR est en effet souvent incapable de reconnaître un logo sur les factures. Les documents dotés d’un arrière-plan coloré et/ou d’un filigrane peuvent également générer un dysfonctionnement de ce logiciel. Bon à savoir : les logiciels de reconnaissance optique de caractères étant incapables de calculer, il est préférable de toujours mentionner la date d’échéance sur la facture plutôt qu’un délai de paiement.
Dans un fichier UBL – qui n’est autre qu’un document XML -, l’image de la facture peut être enregistrée. Cependant, toutes les données textuelles structurées sont aussi dotées d’étiquettes sous la forme d’un code de reconnaissance XML.
Ce codage permet aux programmes informatiques de reconnaître rapidement chaque partie d’une facture et de l’utiliser de manière adéquate. En divisant l’ensemble de la facture (ou de tout autre document au format électronique) en éléments XML selon le protocole UBL, l’ordinateur est capable de traiter ce document sans difficulté.
L’utilisation des factures au format UBL présente un grand nombre d’avantages tant pour l’émetteur que pour le destinataire.
En tant que destinataire, vous ne devez rien faire de spécial pour profiter d’UBL. Il vous suffit de disposer d’un logiciel qui prend en charge ce format. Il peut s’agir d’un logiciel de comptabilité ou de facturation.
En tant qu’émetteur vous devez utiliser un programme qui prend en charge le format UBL. Créer soi-même un fichier UBL n’est pas chose aisée. Le logiciel de facturation de Billit effectue cette tâche pour vous : chaque facture est automatiquement créée en langage UBL.
Un autre avantage primordial, tant pour l’émetteur que pour le destinataire, est l’extrême sécurisation du traitement et de l’envoi des factures électroniques. Cela résulte du fait que ces documents sont échangés via le réseau sécurisé Peppol, lequel est doté de mécanismes permettant de garantir l’authenticité des parties concernées.
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