Help-artikelen

Klik op een dossier via het menu ‘Dossiers’. In de submenu’s die zich openen klik je op het submenu ‘Integraties’ en daarna op ‘Geïnstalleerd’ in de tegel van Exact Online.

Op dit scherm kun je instellen waar de aan- en verkoopfacturen naartoe gestuurd mogen worden in Exact en wat de standaard rekening is die mag meegestuurd worden (in het geval er geen andere grootboekrekening is gedefinieerd op een ander niveau). Wanneer je kiest voor inboeken in het dagboek verstuurt Billit geen te verwerken UBL-facturen meer door, maar worden automatisch boekingen aangemaakt in Exact op basis van de vooraf ingestelde grootboekrekeningen. Je kunt op dit scherm ook aanvinken of de CODA-bestanden mogen meegestuurd worden naar de digitale brievenbus van Exact Online (enkel wanneer de ondernemer gekoppeld is met de bank via Billbank of KBC).

Exact Online kent automatisch een oplopend nummer toe aan je boekingen. Op dit scherm kun je echter ook instellen om de factuurnummers uit Billit te gebruiken. Opgelet: Indien deze optie actief is, zal Billit de bestaande boekingen overschrijven als het nummer al bestaat!

Nuttige info bij het kiezen van de importlocatie

Zoals je weet zijn er in Exact Online Accountancy verschillende abonnementsvormen beschikbaar. Afhankelijk van je werkwijze en de mate van efficiëntie die je wenst te bereiken, kan je per administratie 1 van deze “Administratietypes” kiezen.

Exact Online maakt een onderscheid tussen facturen aangeleverd via de digitale brievenbus of de scanservice en aankoop- of verkoopboekingen die meteen ingeboekt worden in het dagboek van Exact via de API.

De importlocatie kies je best afhankelijk van je abonnementsformule:

• Exact Online Standard Company: Deze laat toe om UBL-facturen vanuit Billit door te sturen naar de digitale brievenbus van Exact Online en deze vervolgens manueel te boeken.
• Exact Online No Hands Company: In dit administratietype beschikt je klant over een meekijkgebruiker (“Mijn Kantoor”). Bovendien zijn 10 boekingsvoorstellen per maand inbegrepen. Dit houdt in dat Exact Online van de door Billit aangeleverde UBL een boekingsvoorstel zal maken, dat je vervolgens automatisch of na controle kan laten verwerken. De boekingsvoorstellen worden dankzij machine learning gemaakt op basis van de – in het dossier aanwezige – boekingen. Naast deze functionaliteit, zijn in dit administratietype ook andere features beschikbaar. Hiervoor verwijzen we graag naar de website van Exact.
• Exact Online No Hands Unlimited Company: Naast de meekijkgebruiker (“Mijn Kantoor”), zijn in dit administratietype 500 facturen per kwartaal inbegrepen. Net zoals in de No Hands Company, zal Exact Online van de door Billit aangeleverde UBL een boekingsvoorstel maken, dat u vervolgens automatisch of na controle kan laten verwerken. De boekingsvoorstellen worden dankzij machine learning gemaakt op basis van de – in het dossier aanwezige – boekingen. Naast deze functionaliteit, zijn in dit administratietype ook andere features beschikbaar. Hiervoor verwijzen we graag naar de website van Exact.

Je kan er ook voor kiezen om de facturen van Billit door te sturen naar de scanservice van Exact Online. In dit geval wordt de factuur in PDF-formaat doorgestuurd naar de Exact Online OCR.

De laatste optie is het aanleveren van aankoop- of verkoopboekingen in het dagboek in Exact via API. Indien u op deze manier werkt levert Billit een afgewerkte boeking af in het dagboek van Exact Online. In dit scenario volstaat een Standard Company in Exact Online, omdat Exact geen verdere verrijking van de boekingen hoeft te doen. De technologie van Billit zorgt immers voor de boeking op basis van vooraf ingestelde rekeningen. Dit houdt wel in dat bepaalde features in Exact Online niet beschikbaar zijn.

Voor meer info of vragen hierover verwijzen we graag naar de website van Exact.