Dankzij deze koppeling verstuur je facturen (automatisch) naar Octopus: als rechtstreekse boekingen naar het dagboek of ter verwerking naar de Document Import Viewer. Indien je ondernemers hun bankrekeningen hebben gekoppeld, kan je ook CODA-bestanden exporteren naar het financieel dagboek. Deze bestanden kan je vervolgens eenvoudig in Octopus controleren of verwerken.
Je voegt in enkele muisklikken dossiers toe in Billit op basis van de dossiergegevens in Octopus. Hierdoor importeer je niet alleen de dossiergegevens zelf, maar ook alle klanten- en leveranciersgegevens uit het Octopus-dossier in Billit, inclusief grootboekrekeningen. Na het boeken zijn de boekingsnummers uit Octopus zichtbaar bij elk document in Billit.
Opgepast: Zorg ervoor dat de Webservice module voor het dossier in Ocoptus actief is onder Beheer > Gebruikers > Rechten > Toegang tot de webservice.
Indien je ervoor kiest om rechtstreeks in te boeken in de dagboeken worden de facturen automatisch verwerkt en geboekt op de grootboekrekening die je hebt ingegeven op klant- of leveranciersniveau, op de factuur of op de orderlijn(en).
Doe je dit niet, dan neemt Billit standaard de grootboekrekening die is ingesteld in het Octopus-koppelingscherm onder het menu Instellingen > Integraties > Octopus.
Bestaat de klant of leverancier nog niet in Octopus dan wordt deze in dit proces onmiddellijk aangemaakt!
Eenmaal een factuur is ingeboekt in Ocoptus haalt Billit het boekingsnummer op en plaatst het naast de factuur in het aankoop- en verkoopboek in Billit.
Je kan er ook voor kiezen om de aankoop- en/of verkoopfacturen automatisch op te ladenin de Document Import Viewer in Octopus.
Daarvoor moet je wel over het DMS-systeem van Octopus beschikken. De DMS-optie staat standaard aangevinkt in Billit. Voor meer informatie over de prijs en activatie van dit systeem kun je de klantendienst van Octopus contacteren via info@octopus.be. Het boekingsnummer wordt bij deze optie niet teruggekoppeld naar Billit.
