Dankzij deze koppeling verstuur je facturen (automatisch) naar Octopus: als rechtstreekse boekingen naar het dagboek of ter verwerking naar de Document Import Viewer. Indien je ondernemers hun bankrekeningen hebben gekoppeld, kan je ook CODA-bestanden exporteren naar het financieel dagboek. Deze bestanden kan je vervolgens eenvoudig in Octopus controleren of verwerken.
Je voegt in enkele muisklikken dossiers toe in Billit op basis van de dossiergegevens in Octopus. Hierdoor importeer je niet alleen de dossiergegevens zelf, maar ook alle klanten- en leveranciersgegevens uit het Octopus-dossier in Billit, inclusief grootboekrekeningen. Na het boeken zijn de boekingsnummers uit Octopus zichtbaar bij elk document in Billit.
Opgepast: Zorg ervoor dat de Webservice module voor het dossier in Ocoptus actief is onder Beheer > Gebruikers > Rechten > Toegang tot de webservice.
Hoe kan ik de dossiers van mijn ondernemers in detail bekijken?
Klik op een dossier in het menu ‘Dossiers’. Via het submenu ‘Snelle Invoer’ kun je de Snelle invoer van je ondernemer bekijken en eventueel zelf documenten gaan verwerken. Via het submenu ‘Detail’ klik je op ‘Dossier Openen’ in het kader ‘Account informatie’. Je komt nu in het ondernemersplatform van je ondernemer terecht zoals hij/zij het ook kan zien.
Kan ik bepaalde facturen van een dossier opnieuw importeren?
Zeker. Je gaat gewoon te werk als bij de eerste keer dat je de documenten hebt geëxporteerd, maar klikt voor het exporteren op ‘Toon opties’ en vinkt ‘Inclusief reeds geëxporteerd’ aan.
Facturen komen niet toe in de boekhouding?
Het kan voorvallen dat de geëxporteerde facturen uit Billit niet toekomen in de boekhoudsoftware.
Je zal dit opmerken indien er een groen vinkje staat bij geëxporteerd, maar je geen bevestiging krijgt van de status 'Geboekt' en geen 'Boekingsnummer" verkrijgt in Billit.
Je zal rechtsbovenaan (naast de taalkeuze en het cadeau-symbool) ook een 'Uitroepteken' zien met een rode aanduiding van het aantal problemen dat zich voordoet.
Je klikt het 'Uitroepteken' aan en je zal de nodige informatie krijgen over het probleem.
Er zijn 2 mogelijke scenario's:
Opgelet: De export stopt volledig van zodra er zich een fout voordoet, de export opnieuw proberen zal dit niet verhelpen. Enkel op de knop 'Markeren als opgelost" klikken, zal de export ook niet opnieuw heropstraten als het oorspronkele probleem niet werd opgelost.
