Eenmaal je een template hebt gekozen, zie je eronder de lay-out-instellingen voor deze template. Deze bestaan uit een hoofding - met de naam van de template en de marges boven en onder - en een lay-outvenster met daarin de lay-out zelf.
Hierin kan je op allerlei manieren je factuurlay-out aanpassen. De factuurlay-out bestaat altijd uit drie soorten elementen:
De tekst en waardes op je facturen worden in je factuurlay-out weergegeven door zogenaamde sleutels, die je terug vindt in het vak ‘Sleutels’, rechts van je lay-out. Wanneer je een factuur aanmaakt worden de sleutels uit de lay-out vervangen door de informatie waarvoor de sleutel staat. Er zijn twee types sleutels:
Deze sleutels zijn plaatsvervangers voor woorden zoals ‘Factuur’, ‘Adres’, ‘Datum’. Hoewel deze woorden op elke factuur voorkomen, wordt er toch gebruikgemaakt van sleutels, zodat deze termen ook telkens in de juiste taal op je factuur verschijnen.
Deze elementen verschillen van factuur tot factuur en zijn afhankelijk van de inhoud van een bepaalde factuur. Voorbeelden van inhoudelijke sleutels zijn: de gegevens van je klant, de prijs van een product, de datum van de factuur, …
De informatie die moet worden ingevuld op de plaats van de inhoudelijke sleutels haalt Billit op in je bedrijfsfiche, de klantenfiche van de klant waaraan je factureert of uit de gegevens die je invoert bij het aanmaken van een factuur.
Bijvoorbeeld: op de plaats waar de sleutel $Order.OrderNumber$ in je factuurlay-out staat, wordt in de uiteindelijke factuur telkens het factuurnummer ingevuld. Op de plaats waar de sleutel $Order.TotalIncl$ staat wordt dan weer het totaalbedrag (incl. btw) van je factuur ingevuld.
Je kan zelf bepalen welke sleutels je aan je factuurlay-out toevoegt. Hou er wel rekening mee dat het wettelijk verplicht is om bepaalde informatie op een factuur te vermelden. De standaardlay-out bevat altijd alle wettelijk verplichte sleutels.
Om een sleutel aan je factuurlay-out toe te voegen klik je eerst op de plaats in je lay-out waar je deze sleutel wil plaatsen (links) en daarna op de sleutel die je op die plaats wil zetten (rechts in de lijst met sleutels). Om een sleutel te verwijderen selecteer je hem met je cursor en verwijder je hem met de ‘backspace’-toets.
Naast de vaste sleutels kan je ook zelf sleutels aanmaken om aan je factuur toe te voegen. Die sleutels zijn gebaseerd op de extra velden die je hebt aangemaakt in je klantenfiche.
Lees ook: Extra veld toevoegen aan een klantenfiche.
Eenmaal je een extra veld hebt aangemaakt, verschijnt de sleutel voor het extra veld in de lijst rechts onder ‘Customers’.
Sommige inhoudelijke sleutels bevatten ook informatie die in principe vaststaat, zoals het adres van je bedrijf. Toch is het handig om ook voor deze informatie de sleutels te blijven gebruiken. Zo hoef je niet al je lay-outtemplates aan te passen wanneer je bedrijf bijvoorbeeld van adres zou veranderden.
