Naast de lay-out van je facturen, kun je ook de lay-out en inhoud van de begeleidende brieven en herinneringsmails instellen. Dit zijn de mails waarmee je bijvoorbeeld facturen naar je klant verstuurt. Net zoals bij documenten kan je de standaardlay-out aanpassen of meerder templates aanmaken. Eenmaal je meerdere templates hebt aangemaakt, kun je bij het aanmaken van een factuur, offerte, bestelbon, leveringsbon of creditnota bovenaan in het dropdownmenu kiezen welke template je wil gebruiken om de begeleidende brief te lay-outen.
Op de pagina 'brief bij ..' kun je de tekst instellen die wordt gebruikt in de begeleidende mail waarin documenten naar klanten worden verstuurd. Hier kun je de inhoud en stijl van deze e-mail aanpassen, inclusief dynamische gegevens (zoals factuurbedrag, klantgegevens en betaalinformatie). Dit zorgt voor een gepersonaliseerde en professionele uitstraling van je communicatie.
Ga naar de pagina "Brief bij ..."binnen de huisstijlinstellingen van je account.
Bovenaan de pagina kun je een bestaand sjabloon selecteren in de dropdown of een nieuwe brief toevoegen door op de oranje knop + Toevoegen te klikken.
Geef het sjabloon een herkenbare naam, zoals “Invoice letter 2.”
Naam: Voer de naam van het sjabloon in (bijv. “Invoice letter 2”).
Standaard: Zet deze optie aan als je dit sjabloon als standaardbrief wilt gebruiken bij het versturen van facturen.
PDF-renderer: Kies de versie van de PDF-renderer. We raden hierbij de nieuwe renderer aan.
Onder het kopje Nederlands kun je de tekst van de factuurbrief instellen. Indien je meerdere talen ondersteunt, voeg je eenvoudig een extra taal toe via de NL-tab en configureer je de inhoud voor elke gewenste taal.
Een brieftemplate zal standaard enkel worden weergegeven in de taal waarin je bedrijfsprofiel is ingesteld. Het platform heeft voor volgende talen een standaardtemplate: Bulgaars, Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Kroatisch, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch, Zweeds.
• Indien de standaardbrief van de taal uit je bedrijfsprofiel niet wordt gewijzigd, zal voor iedere beschikbare taal de standaardtemplate worden gebruikt. Het platform zal dan steeds de standaardtemplate gebruiken in de taal die is ingesteld in de klantenfiche van de klant.
• Indien de standaardbrief (van de taal waarin je bedrijfsprofiel is ingesteld), wordt gewijzigd, dan zal het platform voor de andere beschikbare talen een automatische vertaling maken. De gewijzigde standaardtemplate zal worden vertaald naar de taal van de klant (die is ingesteld in zijn klantenfiche). Je kan ook op voorhand een voorbeeld van de gewijzigde standaardbrief zien in de andere talen. Dit kan door één of meerdere talen toe te voegen via de plus-tab. Je kan meerdere talen selecteren in het venster dat verschijnt na het klikken op de plus-tab. Je kan de lay-out en de inhoud van de brieftemplate dan per taal aanpassen.
Indien de brieftemplate de taal van de klant bevat, dan zal deze worden gebruikt voor de brief. Indien niet, dan zal het platform een automatische vertaling van de geselecteerde template voorstellen.
Stel het onderwerp van de e-mail in door het veld Onderwerp in te vullen. Je kunt dynamische gegevens toevoegen door tags te gebruiken (bijv. [[0]] Factuur {{factuurnummer}}).
In de editor kan je de hoofdtekst van de e-mail invoeren. Maak gebruik van de opmaakopties (vet, cursief, bullet points, enz.) om de tekst op te maken.
Aan de rechterkant van de pagina zie je een Legenda met alle beschikbare variabelen, georganiseerd per categorie:
Klik op een categorie om de bijbehorende variabelen uit te vouwen en kopieer de gewenste variabelen in de tekst van de brief.
Nadat je de brief hebt opgesteld en eventuele wijzigingen hebt aangebracht, klik je op de knop Opslaan. Hiermee worden alle instellingen en aanpassingen opgeslagen. De brief bij factuur is nu klaar om te worden gebruikt bij het versturen van facturen naar klanten.
