Betalen via domiciliëring betekent eigenlijk dat je als verkoper een mandaat krijgt om het verschuldigde bedrag zelf van de klant zijn rekening te halen. Je krijgt als het ware toestemming van je klant om zelf het verschuldigde bedrag te innen.
Hiervoor moet je eerst een domiciliëringsmandaat verkrijgen. Dit kan doorgaans via de homebanking van je bank. Met de gegevens op dit mandaat kan je dan voor een bepaalde factuur (of facturen) een betaalbestand maken dat je kan ingeven in je homebanking om de betaling(en) door de bank te laten uitvoeren. Als verkoper ben je ook verplicht om deze mandaten zelf bij te houden en te laten invullen door je klanten.
1. Het domiciliëringsmandaat van je klant.
2. Je identificatie als schuldeiser. Je vindt die terug op het domiciliëringsmandaat. Deze identificatie bestaat uit 17 karakters. De 2 eerste karakters zijn de landcode, vaak zijn karakters 5 t.e.m. 7 de karakters ‘ZZZ'. Spaties zijn niet toegelaten.
3. De unieke mandaatreferte van dit mandaat. Ofwel heb je die zelf ingegeven ofwel is dit je identificatie als schuldeiser, eventueel gevolgd door een aantal extra karakters.
4. De datum waarop dit domiciliëringsmandaat werd getekend.
5. IBAN en BIC van je klant moeten ingevuld zijn op de klantenfiche.
1. Stel je domiciliëringsidentificatie in (eenmalig)
Ga naar je bedrijfsfiche en vul in het veld 'Domiciliëringsidentificatie' je identificatie als schuldeiser in. Deze vind je terug op het domiciliëringsmandaat uit je homebanking. Je identificatie zal voor elke klant hetzelfde zijn. Je hoeft ze dus maar één keer in te vullen.
2. Stel domiciliëring in als betaalwijze in de klantenfiche van je klant
Ga naar de klantenfiche van de klant die je wil laten betalen via domiciliëring, wijzig de betalingswijze naar ‘Domiciliëring’ en vul de mandaatreferte en de datum waarop het mandaat werd ondertekend in (die vind je terug op het domiciliëringsmandaat).
3. Betaling uitvoeren
Wanneer je voor een klant ‘Domiciliëring’ als betaalwijze hebt ingesteld zal je zien dat bij facturen voor die klant in het menu ‘Inkomsten’ de status ‘Te betalen’ gewijzigd wordt in ‘Te domiciliëren’. Selecteer de facturen waarvoor je de betaling wil uitvoeren. (Tip: je kan bovenaan ook filteren op ‘Te domiciliëren’. Zo krijg je alle facturen die je via domiciliëring kan betalen te zien, en kan je makkelijker meerdere of alle facturen selecteren). Eenmaal je de facturen hebt geselecteerd, klik je op ‘Betalen’. Billit maakt nu een betalingsbestand aan dat je kan ingeven in je homebanking om de betalingen te laten uitvoeren. Controleer altijd alle gegevens voor je op ‘Download betaalbestand’ klikt en let vooral op de kolom ‘Waarschuwing’.
Q: De betaaldatum stemt niet overeen met de vervaldatum op de factuur.
A: Standaard wordt als uitvoerdatum de datum waarop je het betaalbestand aanmaakt ingevuld. Je kan er echter ook voor kiezen om de betalingen te laten uitvoeren op de vervaldatum door ‘Plaats alles op vervaldag’ te selecteren.
Q: Hoe importeer ik een domiciliëringsbestand in mijn KBC Business Dashboard?
A: Neem even contact op met je KBC-kantoor, daar helpen ze je graag verder.
