Help-artikelen

1. Clockify-setup

Stap 1: creëer een Clockify-account

Ga naar de website van Clockify, maak een account aan en meld je aan.

Stap 2: maak een klant aan

Voor je een project kunt aanmaken waarin je aan tijdsregistratie doet, moet je in Clockify een klant aanmaken. Navigeer in Clockify naar het menu 'Clients' en klik rechtsboven op 'Add'

In een later stadium zal Billit het project waarin je aan het werk bent aan je klant in Billit koppelen op basis van het ondernemingsnummer/btw-nummer. Het is dus noodzakelijk dat het ondernemingsnummer voorkomt in de naam van je klant in Clockify. Dit kan je doen door je klant een naam te geven op basis van één van de volgende drie manieren:

• btw-nummer van de klant, bv:“BE0563846944”
• naam + btw-nummer, bv:“Billit BE0563846944”
• btw-nummer + naam, bv:“BE0563846944 Billit”

Zorg ervoor dat het btw-nummer/ondernemingsnummer altijd gescheiden blijft van de andere woorden in de naam.

Stap 3: maak een project aan

Eenmaal je een klant hebt aangemaakt, kan je een project aanmaken waarin je voor die klant werkuren bijhoudt. Navigeer naar het menu 'Projects' en klik op 'Create New Project'.

Vul de volgende gegevens in:

• Project Name: de naam van je project (die kan je zelf kiezen)
• Customer: kies je klant
• Public: stel in of je project privé of openbaar is.

Stap 4: maak een product aan

De uurprijs voor je werk gaan we nu in Billit instellen als een product. Op basis van dit product, namelijk 1u werk, zal straks de prijs op je factuur berekend worden. Je kan verschillende uurtarieven ingeven voor verschillende soorten taken. Geef altijd een productreferentie in. Je kan deze zelf kiezen, maar zorg er altijd zelf voor dat deze van elkaar verschillen. De productreferentie van de uurprijs die je wenst te hanteren voor een bepaald project geef je daarna in in Clockify als tag.

Navigeer in Clockify naar het menu 'Tags' en klik op 'Add'. Geef de tag de productreferentie uit Billit van je uurprijs als naam.

2. Zapier-setup

Stap 1: creëer een Zapier-account

Ga naar de website van Zapier, maak een account aan en meld je aan. Aangezien je voor deze integratie slechts één trigger en één actie nodig hebt, kan je gebruikmaken van de gratis account.

Stap 2: creëer een 'zap'

Een zap is een workflow met minstens een trigger in één tool en een actie in een andere (of dezelfde) tool. In het geval van deze handleiding is het de workflow waarbij tijd registreren in Clockify werkt als trigger voor het aanmaken van een factuur en het opmaken ervan in Billit aan de hand van de tijdsregistratie in combinatie met de uurprijs die aan de tag/productreferentie in Clockify gebonden is.

Klik na het aanmelden linksboven op 'Make a Zap' en geef je zap een naam.

Stap 3: creëer een Trigger

In de zap die je net hebt aangemaakt, kan je nu een trigger instellen. In dit geval is dat het invoeren van een tijdsregistratie in Clockify. Typ Clockify in het zoekvak en klik op het Clockify-icoontje.

In het dropdownenu op het volgende scherm kies je als 'Trigger Event' 'New Time Entry'. Klik daarna op 'Continue'

Op het volgende scherm dien je in Zapier aan te melden bij Clockify, zodat Zapier toestemming geeft om gegevens uit je Clockify-account op te halen. Klik op 'Log in with Clockify'. Hierna opent zich een venster waar je de API-key van je Clockify-account kan invoeren. Die vind je terug in je Clockify-account. Klik hiervoor in Clockify op het bolletje met je initialen rechts boven. Scroll naar beneden op je profiel-pagina en kopiëer de API-key.

Terug in Zapier kan je nu je workspace selecteren. Klik daarna op 'Continue'

Hierna stelt Zapier voor om je Trigger te testen. Als je nog geen gegevens in Clockify hebt moet je eerst een 'Time entry' invoeren, anders heeft Zapier geen gegevens om je test uit te voeren.

Ga naar Clockify en voeg een tijdsregistratie in in je project. Let erop dat je de juiste klant en tag (of product) aanduidt bij het registreren.

Keer na het ingeven van je tijdsregistratie in Clockify terug naar Zapier en voer de test uit. Klik na de test op 'Continue'

Stap 4: stel een actie in

In de volgende stap gaan we een actie instellen die uitgevoerd moet worden op basis van onze Trigger, namelijk een factuur maken in Billit. Klik in je Zap op het volgende kader: 'Action'.

Typ 'Billit' in de zoekbalk en klik op het Billit-icoontje. Daarna selecteer je in het dropdownmenu bij 'Action Event' 'Update or add Invoice' en klik je op 'Continue'.

Net zoals je bij het aanmaken van je Trigger moest aanmelden bij Clockify kan je nu aanmelden bij Billit. Als je meerdere bedrijven beheert met je login kan je op het tweede scherm het correcte bedrijf selecteren. Klik daarna op 'Continue'.

Op het volgende scherm kies je de gegevens uit Clockify die deze actie gebruikt. Selecteer ze telkens in het dropdownmenu (gebruik eventueel de zoekfunctie).

• Customer VAT: hier selecteer je 'Project Client Name', dit is de naam die je de klant gegeven hebt in Clockify.
• Product: het product hebben we gedefinieerd als tag. Selecteer hier dus 'Tag name: {product naam}'
• Quantity: de hoeveelheid is uiteraard de getrackte of ingevoerde tijd in Clockify, selecteer 'Duration Hours of Duration Minutes'. Gelieve het volgende format te gebruiken in het Quantity veld: H{Duration Hours}M{Duration Minutes}END Gelieve dit niet te kopieren, je zou de data als volgt moeten invullen: eerst een hoofdletter H, dan voeg je het veld Duration Hours toe van Clockify zodat de nummers overgenomen worden. Doe dit ook voor het andere veld.

Hierna vraagt Zapier opnieuw om een test te doen. Wanneer je die uitvoert, wordt er een factuur aangemaakt in Billit. Vergeet niet om die in Billit te verwijderen na het uitvoeren van deze test. Na het uitvoeren van de test kan je de zap activeren.