Nadat je de koppeling hebt gelegd zoals beschreven in de installatie en hebt aangeduid welke boeken mogen worden doorgestuurd naar Billit, worden deze één keer per maand doorgestuurd naar Billit. Wil je ze vaker laten doorsturen dan kan je dit instellen in de instellingen van het dagontvangsten- en/of kasboek in Scrada zelf.
Dagontvangsten worden doorgestuurd naar Billit als een verkoopfactuur. Deze verkoopfactuur wordt automatisch op betaald gezet in Billit en het nummer begint altijd met SCRADA-DR- gevolgd door factuurnummer.
Als in Scrada een ‘Factuur code klant’ is ingevuld bij de instellingen van dagontvangstenboek, dan zoekt Scrada of er in Billit een klant is met deze code. Indien niet, dan wordt er in Billit een klant aangemaakt met deze code.
Is er geen ‘Factuur code klant’ ingevuld maar wel ‘Factuur naam klant’, dan wordt in Billit gezocht naar een klant met deze naam. Als de klant niet bestaat, dan maakt Scrada die aan in Billit. De verkoopfactuur in Billit bevat als bijlage de detailinformatie van de dagontvangsten.
Na het doorsturen van de eerste kastransacties, wordt het kassaldo getoond in het dashboard van Billit. In Billit kunnen bepaalde betalingstransacties automatisch op verwerkt gezet worden. Scrada gebruikt voor elk type kastransactie een aparte code. Meer informatie over deze codes kan je vinden op de FAQ-pagina van Scrada.
Als een kasboek wordt doorgestuurd naar Billit en je wil bijvoorbeeld dagontvangsten (DR/DRIN/), betaling dagontvangsten (DR/DRPM/), bank naar kas (CB/BACA/), kas naar bank (CB/CABA/), opname privé (CB/PRTA/) en betaling privé (CB/PRDE) al op verwerkt zien staan, moet je deze codes ingeven als sleutel voor betalingscontrole.
Ga hiervoor in Billit naar het menu ‘Instellingen’ en klik op ‘Toon geavanceerd’. Scroll naar beneden tot het kader ‘Betalingscontrole’ en vul bij het item ‘Betaling automatisch verwerken door sleutel’ de codes (DR/DRIN/,DR/DRPM/,CB/BACA/,CB/CABA/,CB/PRTA/,CB/PRDE/) in als sleutel (gescheiden door een komma).
