Billit koppelt je dossier aan je btw-nummer. Wanneer je van een eenmanszaak overstapt naar een vennootschap zal je een nieuw nummer ontvangen. Aangezien je btw-nummer niet mag aangepast worden in een lopend dossier, moet je bij een overstap naar een vennootschap een nieuw dossier maken. Je bestaande gegevens kan je daarna overzetten. Volg hiervoor deze stappen:
Klik op het plusje naast je bedrijfsnaam linksboven in het menu. Je kan nu wisselen tussen beide dossiers.
Je kan je producten, klanten en leveranciers exporteren uit je oude dossier en weer importeren in je nieuwe. Klik hiervoor op 'exporteren' in het menu van elke lijst die je wil downloaden.
Ook andere documenten zoals facturen, bestelbonnen en offertes kan je downloaden uit je oude dossier om ze bij te houden als back-up. Je mag ze echter niet importeren in je nieuwe dossier omdat dit een ander btw-nummer heeft.
Je boekhouder kan ook een back-up voor je maken als die met Billit werkt.
Als je zelf templates had aangemaakt in je oude dossier, kan je die ook overnemen. Daarvoor kopieer je in je templates telkens de 'broncode' en de code onder 'stijl'. Die plak je in de broncode- en stijlvakken van je nieuwe dossier. Je kan dit doen onder Instellingen > Huisstijl > Factuur/Offerte.... > Bewerken.
Als je je oude gegevens liever online wil bewaren, kan je ervoor kiezen om je Billit-account actief te houden door een starterslicentie te kiezen.
Zodra je alle gegevens hebt geëxporteerd, moet je oude dossier worden stopgezet. Neem hiervoor tijdig contact op met onze support zodat we je dossier correct kunnen afsluiten.
Heb je per ongeluk een factuur vanuit je eenmanszaak verstuurd in plaats van je nieuwe vennootschap? Dan moet je eerst vanuit het dossier van je eenmanszaak een creditnota sturen voor elke factuur die met het verkeerde btw-nummer werd gestuurd. Daarna kan je de foute facturen downloaden en via de snelle invoer van je nieuwe dossier weer importeren. Zo hoef je de factuur niet opnieuw aan te maken. Vervolgens stuur je de facturen vanuit je nieuwe dossier. Ze zullen automatisch worden aangepast met het correcte ondernemingsnummer en nummering.
