Voor elk dossier in Billit kan je een licentie afsluiten per maand, kwartaal of jaar. Afhankelijk van de bundel die je hebt gekozen, heb je recht op een vast aantal documenten dat je kan verwerken. Ongeacht de licentietermijn wordt het verbruik altijd per maand berekend. Hoeveel documenten je tot nu toe hebt verwerkt, kan je altijd raadplegen in Billit.
Ga daarvoor in je dossier naar het menu 'Instellingen' en 'Licentie'. Je ziet daar je bundel en het aantal documenten dat je al hebt verwerkt deze maand. Deze info wordt in realtime geüpdatet.
De soorten documenten die binnen je verbruik vallen, zijn: aankoopfacturen, verkoopfacturen, creditnota's, bonnetjes en documenten.
Q: Wat als ik meer verbruik dan in mijn bundel is inbegrepen?
A: Geen probleem! Billit zal je account niet blokkeren of je verplichten een duurder plan te kiezen. Het totale aantal documenten dat je kan verwerken, wordt berekend op de duur van je abonnement. Als je dus in sommige maanden meer en in andere minder verbruikt, kan dit nog steeds binnen het totale verbruik van je abonnement vallen.
Bijvoorbeeld: Je hebt een abonnement van 25 documenten per maand en een looptijd van 1 jaar. Dat komt op 300 beschikbare documenten per jaar. Je hebt 4 maanden per jaar waarin je veel documenten verwerkt. Dat komt telkens neer op 4x60 documenten of 240 per jaar. In alle 8 andere maanden verwerkt je slechts 5 facturen per maand, of 40 in totaal. Met 280 documenten val je dus mooi binnen het aantal dat je per jaar kan verwerken.
Nog een voorbeeld: Je hebt een abonnement van 50 documenten per maand en een looptijd per kwartaal. Je kan dus maximaal 150 documenten verwerken per kwartaal. In de eerste maand verwerk je 35 documenten, maar in de tweede 100. In de derde maand verwerk je 40 documenten. Je totaal aantal beschikbare facturen is 150 en je hebt er 175 verwerkt. Dit valt dus buiten je abonnement.
Afhankelijk van je verbruik over langere periode, kan het interessant zijn om de looptijd te verlengen en je verbruik te spreiden. Verbruik je in totaal toch meer dan je abonnement, dan zullen we het extra verbruik factureren voor die periode (gebaseerd op de aanmaakdatum van het document) aan een tarief afhankelijk van je licentie (de tarieven voor extra verbruik vind je in het platform). Meestal komt dit goedkoper uit dan wanneer je een hoger plan kiest.
Q: Waar kan ik zien welke documenten ik exact heb verbruikt per maand?
A: Ga in het menu naar 'Rapporten' en 'Lijsten'. In het rapport 'Verbruik' zie je alle details van je documenten en wanneer ze zijn verwerkt.
