Help-artikelen

Met de functie 'Tijdsregistratie' in Billit houd je nauwkeurig je gewerkte uren bij. Je kan dit doen via het platform of mobiel, met de Billit-app. Op basis van de tijdsloten die je zo creëert, kan je vervolgens makkelijk facturen opmaken.

De module ‘Tijdsregistratie’ activeren

Voor je in Billit de module ‘Tijdsregistratie’ kan gebruiken, moet je ze eerst activeren. Ga daarvoor in het platform naar ‘Instellingen > Algemeen’ en activeer de module onder 'Tijdsregistratie en projecten'. Klik vervolgens onderaan op ‘Opslaan’.

In het menu links zie je nu het item 'Tijdsregistratie' verschijnen. Ook in de Billit-app zal de functie nu beschikbaar zijn.

Opgelet: werk je met meerdere gebruikers in Billit en heb je ooit hun rechten aangepast? Dan moet je de module ‘Tijdsregistratie’ per gebruiker activeren.

Ga hiervoor naar ‘Instellingen > Gebruikers’ en klik op de naam van de gebruiker voor wie je de module wil activeren. Scroll bij ‘Rechten’ naar onderen, activeer de optie ‘Tijdsregistratie’ en klik onderaan op ‘Opslaan’.

In het Billit-platform

Manueel een tijdslot creëren

1. Ga naar het platform en klik in de linkerkolom op ‘Tijdsregistratie’.
2. Klik rechtsboven op de knop ‘Tijdslot toevoegen’.
3. Vul de nodige gegevens in:
   1. Project: wijs het tijdslot toe aan een project (optioneel)
   2. Klant: wijs het tijdslot meteen toe aan de klant die je hiervoor wil factureren (optioneel)
   3. Datum: geef de dag in waarop je de uren gepresteerd hebt of wanneer je aan het tijdslot begonnen bent
   4. Uren: geef aan hoeveel uren je voor dit tijdslot gepresteerd hebt. Je kan dit manueel invullen of met de knoppen ‘+0:15’, ‘+0:30’ en ‘+1:00’ snel je ingave aanpassen.
   5. Omschrijving: voeg een unieke omschrijving toe om je prestatie later makkelijk terug te vinden (optioneel)
   6. Gefactureerd: zet deze knop aan als je het tijdslot al gefactureerd hebt.
4. Klik op 'Toevoegen' wanneer je klaar bent. Je kan de gegevens later nog aanpassen.
5. Je tijdslot verschijnt nu in het overzicht. Met het potloodje rechts kan je het tijdslot bewerken.
6. Om een tijdslot te verwijderen, klik je op het vuilnisbakje uiterst rechts naast het tijdslot.

Een tijdslot creëren met de timer

1. Ga naar het platform en klik in de linkerkolom op ‘Tijdsregistratie’.
2. Klik rechtsboven op de knop ‘Start de klok’.
3. Je tijdslot verschijnt nu in het overzicht, met een lopende timer.
4. Klik op de knop ‘Stop’ om de timer te stoppen. (Je kan enkel lopende timers stoppen die je zelf gestart bent.)
5. Met het potloodje rechts kan je het tijdslot bewerken en de nodige gegevens invullen of aanpassen:
   1. Project: wijs het tijdslot toe aan een project (optioneel)
   2. Klant: wijs het tijdslot meteen toe aan de klant die je hiervoor wil factureren (optioneel)
   3. Datum: geef de dag in waarop je de uren gepresteerd hebt of wanneer je aan het tijdslot begonnen bent
   4. Uren: geef aan hoeveel uren je voor dit tijdslot gepresteerd hebt. Je kan dit manueel invullen of met de knoppen ‘+0:15’, ‘+0:30’ en ‘+1:00’ snel je ingave aanpassen.
   5. Omschrijving: voeg een unieke omschrijving toe om je prestatie later makkelijk terug te vinden (optioneel)
   6. Gefactureerd: zet deze knop aan als je het tijdslot al gefactureerd hebt.
6. Als je dat wil, kan je een timer opnieuw starten door in de lijst bij het juiste tijdslot op de knop ‘Start’ te klikken. Dit is enkel mogelijk met timers die je initieel zelf gestart bent.
7. Om een tijdslot te verwijderen, klik je op het vuilnisbakje uiterst rechts naast het tijdslot.

Een tijdslot creëren vanuit een project

Werk je met projecten? Dan kan je ook makkelijk vanuit een project een tijdslot toevoegen, manueel of via een timer.

1. Ga naar het platform en klik in de linkerkolom op ‘Projecten’.
2. Klik in het overzicht op het project waarvoor je werkuren wil registreren.
3. Klik op ‘Tijdslot toevoegen’ of op ‘Start de klok’ om een nieuw tijdslot voor dit project toe te voegen of te starten.

Filters toepassen op de lijst met tijdsloten

Heb je een lange lijst met tijdsloten en verlies je het overzicht? Dan kan je een of meerdere filters instellen om snel het juiste tijdslot terug te vinden.

Op het scherm met tijdregistraties kan je onder het woord ‘Overzicht’ verschillende filters instellen:

• Begindatum
• Einddatum
• Periode
• Gebruiker
• Project
• Klant

Als je een of meerdere filters hebt ingesteld, kan je die weer verwijderen door te klikken op ‘Zet standaardfilters’.

Een factuur creëren op basis van tijdsloten

1. Ga naar het platform en klik in de linkerkolom op ‘Tijdsregistratie’.
2. Selecteer in het overzicht één of meerdere tijdsloten die je als basis voor je factuur wil gebruiken.
3. Klik op ‘Creëer factuur’ (onder de filters).
4. Je komt nu in het scherm om een factuur aan te maken. Heb je aan je tijdslot een klant en/of een project toegevoegd, dan is dit al automatisch ingevuld. Ook je orderlijnen zijn automatisch ingevuld op basis van je projectgegevens.
5. Vul de rest van de velden in en klik op ‘Creëer factuur’. Je factuur komt nu in het factuuroverzicht.
6. In het overzicht met tijdsloten worden de gefactureerde tijdsloten in het groen gemarkeerd. Wens je dit niet? Dan kan je met het potloodje het tijdslot bewerken en de optie ‘gefactureerd’ weer uitzetten.

In bulk tijdsloten als gefactureerd markeren

1. Ga naar het platform en klik in de linkerkolom op ‘Tijdsregistratie’.
2. Selecteer in het overzicht de tijdsloten die je als gefactureerd wil markeren.
3. Klik op ‘Markeer als gefactureerd’ (onder de filters).
4. Om de markering ‘Gefactureerd’ weer te verwijderen, moet je het tijdslot bewerken met het potloodje rechts en in de pop-up die verschijnt de optie ‘gefactureerd’ weer uitzetten. Dat is niet mogelijk in bulk, enkel tijdslot per tijdslot.

In de Billit-app

1. Open de app en klik op de knop 'Tijdsregistratie'.
2. De datum staat automatisch op vandaag. Gebruik de pijltjes bovenaan links en rechts of het kalendericoon om een andere datum te kiezen.
3. Start een nieuw tijdslot met de knop 'Start de klok' onderaan.
4. Klik op de stopknop (⏹️) om de timer te stoppen.
5. Klik op het tijdslot om het te bewerken en de nodige gegevens in te vullen of aan te passen:
   1. Project: wijs het tijdslot toe aan een project (optioneel)
   2. Klant: wijs het tijdslot meteen toe aan de klant die je hiervoor wil factureren (optioneel)
   3. Datum: geef de dag in waarop je de uren gepresteerd hebt of wanneer je aan het tijdslot begonnen bent
   4. Uren: geef aan hoeveel uren je voor dit tijdslot gepresteerd hebt. Je kan dit manueel invullen of met de knoppen ‘+0:15’, ‘+0:30’ en ‘+1:00’ snel je ingave aanpassen.
   5. Omschrijving: voeg een unieke omschrijving toe om je prestatie later makkelijk terug te vinden (optioneel)
6. Klik op 'Opslaan' wanneer je klaar bent. Je kan de gegevens later nog aanpassen.
7. Om een tijdslot te verwijderen, klik je op het vuilnisbakje linksonder.

Met de ‘+’-knop links onderaan kan je ook manueel een tijdslot aanmaken, zonder gebruik te maken van de timer.