Een tevreden Billit-klant aan het woord: Iwert Vandevyvere van Accto

Met ruim tachtig medewerkers en dertien kantoren – vooral in West-Vlaanderen, maar ook in Oost-Vlaanderen en Antwerpen – is Accto geen kleine speler in de wereld van accountancy en fiscaliteit. Accto, wat staat voor ‘Accounting Together’ is ontstaan uit de diensten van de regionale Unizo-kantoren in West-Vlaanderen, maar intussen werkt de groep al enkele jaren volledig onafhankelijk. Om hun klanten-ondernemers een optimale service te bieden, zet Accto volop in op digitale facturatie. Logisch dus dat Digital Business Consultant Iwert Vandevyvere een vurige verdediger van Billit is. We vroegen hem wat hij en de klanten van Accto zo appreciëren aan onze facturatiesoftware.

Repetitieve taken vermijden

Iwert: “Ik ben in 2021 eigenlijk specifiek aangeworven om onze klanten op weg te zetten met digitale facturatie. Vanaf 2026 wordt e-invoicing namelijk verplicht in België en dus kunnen ondernemers maar beter goed voorbereid zijn. Daarom geef ik opleidingen en toon ik hun hoe ze de stap naar digitale facturatie kunnen zetten. Dat past perfect in onze filosofie: Accto is namelijk een kantorengroep met een heel familiaal karakter die zijn klanten niet als nummers, maar als mensen ziet. We nemen dan ook graag de tijd voor een goede opvolging en persoonlijk advies op maat. Dankzij Billit hebben we daar de ruimte voor, want het maakt repetitieve administratieve taken overbodig. Uiteraard kijken we iedere boeking nog na en blijven wij als accountants de verantwoordelijkheid dragen, maar Billit helpt ons om onze klanten nog beter van dienst zijn.”

Al in 2020 ging Accto op zoek naar een tool om hun administratie en die van hun klanten verder te digitaliseren. Iwert: “We hadden op dat moment al enkele klanten die met Billit werkten en die hebben ons eigenlijk de software leren kennen. We zagen zelf ook de mogelijkheden en hebben kort daarop ons eigen Billit-accountantsprofiel opgezet. Vanaf dan is het snel gegaan en is het aantal klanten dat ook met Billit werkt in stijgende lijn gegaan. Op termijn is het natuurlijk de bedoeling om iedereen mee te nemen in het verhaal van digitale facturatie.”

Iwert merkt dat er al wat druk op de ketel begint te komen: “Sinds bekend raakte dat e-invoicing vanaf 2026 verplicht wordt, komen heel wat klanten spontaan bij ons aankloppen om de overstap te maken. Erg slim, want het is beter om nu al in alle rust kennis te maken met e-invoicing dan om overhaast de overstap te maken met de deadline in zicht.”

Versteld van het gemak

De Accto-klanten die de overstap naar Billit vandaag al gemaakt hebben, zijn in elk geval heel lovend over het platform. Iwert: “Velen staan er versteld van hoe makkelijk het is om de volledige facturatieflow, zowel voor inkomsten als voor uitgaven, te beheren in Billit. Offertes maken en digitaal laten ondertekenen, bestelbonnen opstellen, facturen uitschrijven, bonnetjes scannen …: het kan allemaal en is heel eenvoudig. Ook de koppeling met hun bankrekening is voor heel wat mensen een verademing: daardoor hoeven ze nooit meer zelf te checken welke facturen al betaald zijn en bovendien worden betalingsherinneringen automatisch verstuurd op basis van vooraf ingestelde sjablonen. Eenmaal mensen met Billit hebben kennisgemaakt, zien ze de voordelen en willen ze niet meer terug naar hun oude manier van werken.”

Voor klanten die de overstap nog niet maakten, geldt volgens Iwert ‘Onbekend maakt onbemind’: “Sommige van onze klanten zweren nog bij papier en vrezen dat ze met e-facturatie dubbel werk zullen moeten leveren. Niets is natuurlijk minder waar, want met Billit wordt een papieren archief helemaal overbodig. Vaak volstaat het dan om die klanten eens te tonen hoe het systeem echt werkt, bijvoorbeeld tijdens een webinar of een persoonlijke demonstratie.”

De Digital Business Consultant is er ook van overtuigd dat aankoopfacturen verwerken met Billit in de toekomst nóg vlotter zal gaan: “Vandaag krijgen ondernemers nog facturen in diverse formaten binnen, maar binnenkort zal iedereen ze moeten versturen via Peppol. Vanaf dan zal het niet langer nodig zijn om pdf’s om te zetten naar UBL-formaat, zodat fouten volledig uitgesloten zijn.”

Geen deadlinestress meer

Als accountinggroep ondervindt Accto natuurlijk ook zélf de voordelen van digitale facturatie. Iwert: “We hoeven nooit meer te wachten tot onze klanten hun mappen met facturen komen binnenbrengen. Ons Billit-accountantsportaal is namelijk gekoppeld met de boekhoudpakketten van Kluwer die wij gebruiken, Expert/M Plus en Adsolut. Daardoor hebben wij op elk moment toegang tot de administratie van onze klanten en kunnen we hun documenten verwerken wanneer het ons het best past, zonder deadlinestress. Sommige van mijn collega’s plannen daar een vast moment voor in en spreken over de ‘Billit-dag’. Het is een echte luxe om dan in alle rust de nieuw binnengekomen facturen te kunnen bekijken en verwerken. Zo vermijden we piekmomenten bij de kwartaalaangifte van de btw en kunnen we ons werk beter spreiden.”

ID-kit

Accto – accountancy & fiscaliteit
Iwert Vandevyvere
Digital Business Consultant
www.accto.be