E-facturatie is al een tijdje ingeburgerd bij de Poolse overheid. Elektronische facturen ontvangen en verwerken is verplicht sinds april 2019.
Er zijn echter nog meer aanpassingen op komst voor Poolse bedrijven. Lees meer over hoe je conform e-facturen kan versturen naar Polen en ga meteen aan de slag.
Als bedrijf is het sinds 18 april 2019 verplicht om e-facturen voor de Poolse overheid te ontvangen en verwerken. Elektronische facturen versturen is optioneel voor leveranciers of centrale, regionale en plaatselijke overheden.
Na een externe audit heeft het Poolse Ministerie van Financiën aangekondigd dat e-facturatie verplicht wordt vanaf 2026. Voor belastingbetalers met een omzet groter dan 200 miljoen PLN in een voorafgaand jaar, gaat de verplichting in vanaf 1 februari 2026. Voor andere belastingbetalers is dit vanaf 1 april 2026.
Er zijn verschillende manieren om een e-factuur te sturen naar de Poolse overheid of een privébedrijf. Kies hieronder wat voor jou van toepassing is.
Er zijn verschillende opties om e-facturen in te dienen bij de Poolse overheid:
Er is slechts een manier om e-facturen te sturen naar Poolse bedrijven:
Wil je facturen via Peppol of KSeF sturen, dan moet je enkel een Billit-account aanmaken. Als officiële Peppol-punt dat verbonden is met KSeF kan Billit al je e-facturen naar Polen sturen.
Volg de stappen hieronder om je te registreren op het Billit Access Point en je eerste factuur te sturen.
Om je eerste factuur naar een Pools bedrijf te versturen, moet je verbinding maken met KSeF.
Peppol is een veilig en open netwerk met veel voordelen:
De identiteit van iedereen op het Peppol-netwerk is geverifieerd dus je kan er zeker van zijn dat de facturen die je ontvangt altijd echt zijn. Zo vermijd je factuurfraude.
De facturen die je via het netwerk verstuurt zijn volledig digitaal, dus je kan ze automatisch verwerken in je facturatiesoftware.
E-facturen in UBL-formaat worden automatisch correct uitgelezen. Dit voorkomt menselijke fouten bij het verwerken.
Door Billit te koppelen met je rekeningnummer worden ingaande en uitgaande facturen automatisch afgepunt. Zo krijg je een beter overzicht van de financiële situatie van je bedrijf.
Peppol is snel: je ontvanger krijgt je factuur al binnen 10 minuten na het verzenden. Samen met de automatische verwerking, bespaart dit een hoop tijd.
Peppol is een open netwerk om veilig bedrijfsdocumenten zoals facturen te versturen en ontvangen. Het is ontworpen om het purchase-to-pay-proces te tussen overheden en leveranciers te vereenvoudigen. Peppol werd ontwikkeld door de Europese commissie maar is op weg om de wereldwijde standaard te worden.
Er zijn veel verschillende identifiers om e-facturen te versturen naar Polen. Ontdek hieronder de verschillende opties.
| Type | Omschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) | Dit is het fiscaal identificatienummer in Polen. Het bestaat uit 10 cijfers. | 1234567890 |
| VAT | Dit is hetzelfde tiencijferige nummer als NIP, voorafgegaan door 'PL'. | PL1234567890 |
De Poolse overheid biedt de mogelijkheid om een test-, demo- of productieomgeving van KSeF te gebruiken. Je kan ze vinden via deze links:
Opmerking: om toegang te krijgen tot de demo- of productieomgeving moet je speciale toelating krijgen. Je kan een aanvraag indienen door dit formulier in te vullen (in het Pools):
