Als je zaken doet met de Belgische overheid ben je wellicht al verplicht om e-facturen te gebruiken. Binnenkort zal ook elektronische facturatie tussen Belgische bedrijven verplicht worden.
Ontdek hieronder wat de opties zijn om e-facturen te versturen en ga aan de slag in een paar eenvoudige stappen.
Om de btw-kloof te dichten, heeft de Federale Ministerraad in België een wet goedgekeurd die elektronische facturatie tussen bedrijven verplicht vanaf 01/01/2026.
Voor overheidsopdrachten (B2G) is e-facturatie sinds 01/03/2024 al verplicht, en dat zowel op federaal, gewestelijk als gemeentelijk niveau.
Er zijn verschillende manieren om een e-factuur te versturen naar Belgische overheidsinstellingen of naar een privébedrijf. Kies hieronder jouw optie.
Er zijn twee manieren om wettelijk e-facturen te sturen naar de Belgische overheid:
Als je facturen wil verzenden naar een bedrijf in België kan je Peppol gebruiken. Dit werkt voor elke type bedrijf dat geregistreerd is op het Peppol-netwerk, van freelancers tot grote multinationals. In slechts enkele minuten kan je je registreren op een certified Peppol Access Point en je eerste e-factuur versturen.
Als je facturen via Peppol wil verzenden, moet je je enkel registreren op een officieel Peppol Access Point.
Volg de onderstaande stappen om je te registreren op het Billit Access Point en verstuur meteen je eerste factuur.
Peppol is een veilig en open netwerk met veel voordelen:
De identiteit van iedereen op het Peppol-netwerk is geverifieerd dus je kan er zeker van zijn dat de facturen die je ontvangt altijd echt zijn. Zo vermijd je factuurfraude.
De facturen die je via het netwerk verstuurt zijn volledig digitaal, dus je kan ze automatisch verwerken in je facturatiesoftware.
E-facturen in UBL-formaat worden automatisch correct uitgelezen. Dit voorkomt menselijke fouten bij het verwerken.
Door Billit te koppelen met je rekeningnummer worden ingaande en uitgaande facturen automatisch afgepunt. Zo krijg je een beter overzicht van de financiële situatie van je bedrijf.
Peppol is snel: je ontvanger krijgt je factuur al binnen 10 minuten na het verzenden. Samen met de automatische verwerking, bespaart dit een hoop tijd.
Peppol is een open netwerk om veilig bedrijfsdocumenten zoals facturen te versturen en ontvangen. Het is ontworpen om het purchase-to-pay-proces tussen overheden en leveranciers te vereenvoudigen. Peppol werd ontwikkeld door de Europese commissie maar is op weg om de wereldwijde standaard te worden.
Er zijn veel verschillende identifiers om facturen te versturen via Peppol. Ontdek hieronder de verschillende opties.
| Type | Omschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Ondernemingsnummer | Een 10-cijferig ondernemingsnummer voor bedrijven. Het werkt als een unieke ID en stelt andere ondernemers in staat om veilig informatie op te zoeken over bedrijven waarmee ze zaken doen. Je bent verplicht om dit ID op al je facturen te vermelden. | 1234 567 890 |
| Btw (indentificatie)-nummer of btw-id-nummer | Een uniek identificatienummer voor btw-plichtige ondernemers. Het moet op elke factuur aan klanten worden vermeld. Een Belgisch btw-nummer begint met BE, gevolgd door 10 cijfers. | BE 1234 567 890 |
| GLN | Staat voor Global Location Number. Het wordt door bedrijven gebruikt om hun locaties te identificeren, zoals rechtspersonen, functies en fysieke of digitale locaties. Je kunt een GLN-nummer aanvragen bij GS1. | 5488888010598 |
| DUNS | D-U-N-S staat voor Data Universal Numbering System en is een 9-cijferige code om een bedrijf of bedrijfsentiteit te identificeren. Het is een uniek nummer wereldwijd. | 123456789 |
Als je geen btw-nummer hebt, kan je een ondernemings-, GLN- of DUNS-nummer gebruiken.
Ondernemingsnummers in België worden gepubliceerd en kan je vinden in het KBO.
Elke bedrijf krijgt automatisch een DUNS-nummer toegekend. Als je dit nummer niet kent voor jouw bedrijf of dat van je klant, kan je het opzoeken in deze database.
Je kan ook een GLN-nummer aanvragen bij je lokale GS1-afdeling. Contacteer hen voor meer info.
Je ondernemingsnummer wordt automatisch geselecteerd als hoofdidentifier.
Als je voorrang wil geven aan een ander nummer zoals GLN of DUNS moet je die nummers eerst toevoegen aan je klantenfiche.
Zodra je meer dan een identifier hebt toegevoegd, zal je een extra e-facturatietabblad zien verschijnen in de klantenfiche. Klik erop om een lijst van identifiers te zien voor die klant. Selecteer het nummer dat je prioriteit wil geven en bevestig.
