Om de efficiëntie te verhogen en fouten in financiële transacties te verminderen, heeft Estland verschillende wetten goedgekeurd die elektronisch factureren als standaardmethode moeten implementeren.
Lees meer over de huidige situatie in Estland en hoe je makkelijk aan de slag kan om e-facturen te versturen of ontvangen.
Volgens de Accounting Act moeten alle bedrijven die goederen of diensten willen factureren aan de Estse overheid (B2G) e-facturatie gebruiken. E-facturen ontvangen is echter alleen verplicht voor publieke opdrachtgevers. E-facturen aan de overheid mogen ofwel in een Ests XML-formaat zijn, ofwel volgens de Europese standaard.
E-facturatie is niet verplicht voor Ests bedrijven. Voor B2B (business to business) zijn elektronische facturen enkel toegestaan als de ontvanger hiermee akkoord gaat.
De Accounting Act ondergaat momenteel enkele wijzigingen waarbij ook een verplichting voor B2B e-facturatie wordt opgenomen. Met de voorgestelde wijzigingen zullen klanten hun leveranciers kunnen vragen om e-facturatie te gebruiken. Een tweede wijziging stelt voor om de Estse XML-standaard niet langer te gebruiken en enkel gebruik te maken van de Europese. Het moet ook mogelijk worden voor boekhoudentiteiten om e-facturen op te vragen van andere boekhoudentiteiten.
De implementatie van de wijzigingen was eerst voorzien voor 2024 maar het wetsontwerp is nog niet goedgekeurd. De aanpassingen zullen vermoedelijk ook volgend jaar nog niet worden toegepast.
Er zijn verschillende manieren om een e-factuur te sturen naar de Estse overheidsinstanties of een privébedrijf. Lees hieronder meer.
Er is geen centraal platform voor e-facturatie in Estland. Alle leveranciers moeten hun facturen rechtstreeks naar de desbetreffende overheidsinstantie sturen. Ze kunnen echter kiezen welke e-facturatieprovider ze hiervoor willen gebruiken, zolang die werkt met ofwel de Estse of Europese factuurstandaard. Voor de Europese standaard kan je Peppol gebruiken.
Om te kunnen starten met e-facturatie moeten bedrijven eerst registreren bij het Center for Registries and Information Systems (RIK), dat deel uitmaakt van het Ministerie van Justitie in Estland. Als IT-ontwikkelingscentrum beheert RIK de infrastructuur om elektronische facturen te kunnen afleveren aan ontvangers in Estland.
Als je facturen wil sturen naar een bedrijf in Estland kan je Peppol gebruiken. Dit werkt voor elk type bedrijf, van freelancers tot grote multinationals. Het duurt slechts enkele minuten om je te registreren op een gecertificeerd Peppol Access Punt en je eerste e-factuur te sturen.
Als je facturen naar Estland via Peppol wil sturen, moet je je enkel registreren op een officieel Peppol Access Point.
Volg de stappen hieronder om je te registreren op het Billit Access Point en je eerste factuur te versturen.
Peppol is een veilig en open netwerk met veel voordelen:
De identiteit van iedereen op het Peppol-netwerk is geverifieerd dus je kan er zeker van zijn dat de facturen die je ontvangt altijd echt zijn. Zo vermijd je factuurfraude.
De facturen die je via het netwerk verstuurt zijn volledig digitaal, dus je kan ze automatisch verwerken in je facturatiesoftware.
E-facturen in UBL-formaat worden automatisch correct uitgelezen. Dit voorkomt menselijke fouten bij het verwerken.
Door Billit te koppelen met je rekeningnummer worden ingaande en uitgaande facturen automatisch afgepunt. Zo krijg je een beter overzicht van de financiële situatie van je bedrijf.
Peppol is snel: je ontvanger krijgt je factuur al binnen 10 minuten na het verzenden. Samen met de automatische verwerking, bespaart dit een hoop tijd.
Peppol is een open netwerk om veilig bedrijfsdocumenten zoals facturen te versturen en ontvangen. Het is ontworpen om het purchase-to-pay-proces tussen overheden en leveranciers te vereenvoudigen. Peppol werd ontwikkeld door de Europese commissie maar is op weg om de wereldwijde standaard te worden.
Er zijn veel verschillende identifiers die je kan gebruiken om facturen via Peppol te versturen. Ontdek hieronder de verschillende opties.
| Type | Omschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Btw- (identificatie) nummer of btw-ID-nummer | Een uniek identificatienummer voor btw-plichtige ondernemers. Het moet op elke factuur aan klanten worden vermeld. | EE100940196 |
| Bedrijfsregistratienummer (CC) | Met dit nummer kan je openbare instellingen identificeren. | 11044101 |
