Als je facturen wil sturen naar de overheid of een openbare instelling in Luxemburg moet je hiervoor e-invoicing gebruiken.
Ontdek hieronder hoe elektronische facturen kan beginnen versturen en ga aan de slag in een paar eenvoudige stappen.
Alle overheids- en aanbestedende diensten in Luxemburg moeten e-facturen kunnen ontvangen. Sinds 18 maart 2023 moeten leveranciers ook gestructureerde e-facturen kunnen versturen (Peppol BIS v3 Billing).
Er is nog geen verplichting tot elektronisch factureren tussen bedrijven. Het wordt echter sterk aangemoedigd om de overstap te maken naar e-facturatie.
Er zijn verschillende manieren om een e-factuur te sturen naar de Luxemburgse overheid of naar een privébedrijf. Kies hieronder de optie die voor jou van toepassing is.
Er zijn drie opties om wettelijk e-facturen te sturen naar de Luxemburgse overheid:
De veiligheid en betrouwbaarheid van Peppol service providers wordt gewaarborgd door het Ministerie van Digitalisatie in Luxemburg dat dienst doet als Peppol Authoriteit.
Elektronisch factureren is nog niet verplicht voor B2B in Luxemburg maar het wordt sterk aanbevolen.
Er zijn nu al veel voordelen om over te schakelen naar e-facturatie. Het is veiliger, sneller en goedkoper dan papieren facturen.
Als je facturen wil versturen naar een bedrijf in Luxemburg kan je Peppol gebruiken. Dit netwerk is geschikt voor elk soort bedrijf, van freelancers tot grote multinationals. Het duurt slechts enkele minuten om je te registreren op een gecertificeerd Peppol Access Point en je eerste e-factuur te sturen.
Als je facturen wil verzenden via Peppol moet je je enkel registreren op een officieel Peppol Access Point.
Volg de stappen hieronder om je aan te sluiten op het Billit Access Point en je eerste factuur te sturen.
Peppol is een veilig en open netwerk met veel voordelen:
De identiteit van iedereen op het Peppol-netwerk is geverifieerd dus je kan er zeker van zijn dat de facturen die je ontvangt altijd echt zijn. Zo vermijd je factuurfraude.
De facturen die je via het netwerk verstuurt zijn volledig digitaal, dus je kan ze automatisch verwerken in je facturatiesoftware.
E-facturen in UBL-formaat worden automatisch correct uitgelezen. Dit voorkomt menselijke fouten bij het verwerken.
Door Billit te koppelen met je rekeningnummer worden ingaande en uitgaande facturen automatisch afgepunt. Zo krijg je een beter overzicht van de financiële situatie van je bedrijf.
Peppol is snel: je ontvanger krijgt je factuur al binnen 10 minuten na het verzenden. Samen met de automatische verwerking, bespaart dit een hoop tijd.
Peppol is een open netwerk om veilig bedrijfsdocumenten zoals facturen te versturen en ontvangen. Het is ontworpen om het purchase-to-pay-proces te tussen overheden en leveranciers te vereenvoudigen. Peppol werd ontwikkeld door de Europese commissie maar is op weg om de wereldwijde standaard te worden.
Er zijn veel verschillende identifiers om facturen mee te versturen via Peppol. Ontdek hieronder de verschillende opties.
| Type | Omschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| RPM-nummer | Staat voor Numéro d’identité du répertoire des personnes morales. Het bestaat uit 11 cijfers en is een soort wettelijk ondernemingsnummer. | 12345678910 |
| VAT- (indentificatie)nummer of VAT-id-nummer | Een uniek identificatienummer voor btw-plichtige ondernemers. Het moet op elke factuur aan klanten worden vermeld. Een btw-nummer in Luxemburg begint met LU, gevolgd door 8 cijfers. | LU10061242 |
| GLN | Staat voor Global Location Number. Het wordt door bedrijven gebruikt om hun locaties te identificeren, zoals juridische entiteiten, functies en fysieke of digitale locaties. Je kan een GLN-nummer aanvragen bij GS1. | 5488888010598 |
| DUNS | D-U-N-S staat voor Data Universal Numbering System en is een 9-cijferige code om een bedrijf of zakelijke entiteit te identificeren. Het is een uniek nummer wereldwijd. | 123456789 |
| RCS (Registre de commerce et des sociétés) | Alle nieuwe bedrijven in Luxemburg moeten zich registreren bij het RCS. Dit openbare register is toegankelijk voor iedereen die meer informatie wil over een bedrijf, zoals rechtsvormen, bestuurders en jaarrekeningen. | B94657 |
Je kan facturen versturen met enkel een RPM- of een VAT-nummer.
Als je verschillende nummers hebt en een prioriteit wil toekennen, moet je die nummers eerst toevoegen aan je klantenfiche.
Zodra je meer dan een identifier hebt toegevoegd, zal er een extra e-facturatietabblad verschijnen in de klantenfiche. Klik erop om een lijst van identifiers te zien. Selecteer het nummer dat je prioriteit wil geven en bevestig.
