5 redenen om over te schakelen naar een digitale boekhouding

Beter overzicht

Facturen hier, bestelbonnen daar, rekeninguittreksels ginds: wanneer je administratie alleen of voor een groot deel op papier bestaat, kan het een gedoe zijn om een rapport samen te stellen of om specifieke informatie te vinden.

Door te kiezen voor een digitale boekhouding en gebruik te maken van facturatiesoftware beschik je als ondernemer over één verzamelpunt met alle info, terwijl je anders op verschillende platformen op zoek moet naar documenten in allerhande bestandsformaten (pdf, xls, doc …).

Bovendien kun je je facturatiesoftware ook koppelen aan je internetbankieren, je webwinkel(s), je crm-software, … Op die manier heb je niet alleen een 360° overzicht, maar kan je beslissingen maken op basis van realtime en direct beschikbare gegevens.

Tijdswinst

Met facturatiesoftware kun je taken die telkens terug komen (facturen opmaken, betalingen checken, …) sneller uitvoeren of zelfs helemaal automatiseren.

Denk maar aan het ontvangen en verzenden van facturen, het versturen van betaalherinneringen, het genereren van rapporten … Op het einde van het kwartaal kan je ook je facturatie en administratie doorsturen naar je boekhouder door eenvoudig te koppelen met zijn of haar boekhoudsoftware.

Je verliest dus veel minder tijd met manueel werk. Daardoor kun je je concentreren op belangrijkere taken. En minder tijdsverlies betekent meer productiviteit en lagere kosten.

Minder kans op fouten

Bij een digitale boekhouding verlopen de processen elektronisch. Dankzij de koppelingen wordt de informatie automatisch in je facturen, bestelbonnen, leveringsbonnen … binnen je facturatiesoftware ingeladen, zonder dat je een parallelle administratie hebt. Digitale gegevens knippen en plakken, of overtypen?

Dat hoef je niet meer te doen, waardoor je ook de kans op fouten vermindert. Ook fouten bij het maken van betalingen behoren tot het verleden want je hoeft geen bedragen of rekeningnummers meer over te typen.

Altijd en overal beschikbaar

Overschakelen op een digitale boekhouding en facturatiesoftware maakt werken op afstand mogelijk. Wanneer alle boekhoudkundige informatie en tools overal toegankelijk zijn, is het niet nodig om iedereen op dezelfde plaats samen te brengen. Een digitale boekhouding is overal en altijd bij je.

Het enige wat je nodig hebt, is een internetverbinding en een device

Soms moeten verschillende afdelingen of medewerkers toegang hebben tot boekhoudkundige informatie. Bij een digitale boekhouding kan je de informatie beschikbaar maken voor iedereen die ze nodig heeft, wanneer en waar ze nodig is. Dat bevordert de transparantie en samenwerking.

En indien nodig kan je altijd restricties voorzien om informatie af te schermen.

Veilig

Door je administratie en facturatie online te beheren (en niet op een eigen server of computer), kun je je data niet meer kwijtraken door brand, diefstal, een gecrashte computer of slordigheid. Dankzij de automatische back-ups heb je ook geen eigen server of opslagcapaciteit meer nodig, waardoor je plaats wint.

Online facturatiesoftware opereert op verschillende grote servers waar jouw data veilig worden bewaard.

Een online platform hoef je ook niet eigenhandig up te daten; dat gaat automatisch. En je hoeft evenmin om de twee jaar een nieuwe versie van je facturatiesoftware te kopen en te installeren.

Tot slot kan je met sommige online facturatieplatformen zoals Billit bestanden veilig versturen via Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line). Dat is een beveiligd netwerk dat wordt medegefinancierd door de Europese Commissie en 18 overheidsinstanties.