5 tips voor een strak georganiseerde boekhouding

Hieronder lees je enkele handige tips om qua administratie en boekhouding een zorgeloos jaar tegemoet te gaan.

1. Investeer in slimme software

   Als ondernemer wil je je kostbare tijd zo nuttig en efficiënt mogelijk inzetten, of je nu alleen werkt of een team van medewerkers hebt. Repetitieve administratieve en boekhoudtaken kunnen erg tijdrovend zijn en leveren geen meerwaarde op. Niet harder, maar slimmer werken is dus de boodschap. Dat lukt uitstekend met boekhoud- en facturatiesoftware. Dankzij het automatiseren van boekhoudtaken win je tijd, behoren menselijke fouten tot het verleden en kun je – samen met je medewerkers – focussen op je kerntaken.

    

2. Werk je boekhouding tijdig bij

   Je zal merken dat slimme software ook toelaat om je boekhouding vlotter op te volgen en bij te werken. Via handige rapporten en dashboards merk je snel welke documenten je nog moet verwerken, inclusief het opvolgen van hun (betaal)status. Maak dus komaf met dat uitstelgedrag, en reserveer elke week wat tijd in de agenda om de bedrijfsboekhouding bij te werken. Niet alleen vermijd je zo onaangename verrassingen bij kwartaalaangiftes, maar je vereenvoudigt zo ook het werk van je boekhouder die stresserende aangifteperiodes kan uitvlakken.

   Zorg voor correcte facturen. Een waterdichte boekhouding start met het opmaken én ontvangen van correcte facturen. Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van verstuurde en ontvangen documenten. Ben je er zeker van dat je facturen alle wettelijke verplichte gegevens bevatten? En pas je het correcte btw-tarief toe? Bij fouten kan de fiscus je pittige boetes opleggen. Via een investering in slimme facturatiesoftware wordt die kans op boetes echter heel klein, omdat die tool je vakkundig begeleidt bij het opmaken (én tijdig versturen) van facturen.

   Daarnaast is het altijd verstandig om alle ontvangen facturen goed te controleren en kort op de bal te spelen richting leveranciers. Communiceer snel en duidelijk over documenten die foutief of onvolledig opgesteld zijn, zodat je ook hier onaangename verrassingen met de fiscus vermijdt.

    

3. Maak werk van een goed debiteuren- en crediteurenbeheer

   Nog zo’n heikel punt bij veel ondernemers: de opvolging van te betalen facturen. Dat geldt niet enkel voor klanten die te laat of niet betalen, maar ook voor jezelf. Niemand wil immers bekend staan als die zaakvoerder die altijd te laat betaalt. Betalingen gedisciplineerd opvolgen zorgt voor de nodige gemoedsrust bij jezelf en voor tevreden leveranciers. Zo leg je de ook de basis voor een duurzame samenwerking.
   
   Facturatiesoftware biedt je de mogelijkheid om automatisch herinneringen te versturen. Zo hoef je niet manueel de betalingen van je facturen op te volgen. Handig, niet?

    

4. Respecteer de (aangifte)deadlines van de FOD Financiën

   Vraag een boekhouder wat voor hem of haar een belangrijke kopzorg is en je krijgt ongetwijfeld de zeer strikte (aangifte)deadlines als antwoord. Bovendien durft de FOD Financiën al eens op een onvoorspelbare manier om te gaan met die deadlines, wat boekhoudmedewerkers al helemaal tilt doet slaan. Gelukkig zorgt software voor extra houvast doordat die tijdig verwachte deadlines signaleert. Zo kun je vlot anticiperen op taken in de bedrijfskalender. We raden jou en je boekhouder aan om die deadlines niet te overtreden, want de boetes zijn niet mals.
   Dat geldt trouwens ook voor voorafbetalingen: als je die tijdig uitvoert, levert dit je een mooi financieel voordeel op.

    

5. Ontdek de voordelen van mobiel boekhouden

   Dankzij de laptop, tablet en smartphone zijn we vandaag voortdurend geconnecteerd. Voor sommigen een vloek, voor velen een zegen. Want hoe handig is het niet om op elke plaats en elk moment je boekhouding op te kunnen volgen en te beheren? De meeste boekhoud- en facturatieprogramma’s bieden een gratis mobiele app aan, zodat je overal en altijd toegang hebt tot de boekhouding van jouw bedrijf. Onderweg een bonnetje na een tankbeurt of restaurantbezoek inscannen? Snel een paar facturen goedkeuren? Of tijdens een klantenbezoek enkele financiële cijfers raadplegen? De mogelijkheden zijn eindeloos …

Je boekhouding vakkundig organiseren en regisseren wordt een pak eenvoudiger met slimme boekhoud- en facturatiesoftware. Wil je zelf de voordelen van Billit ontdekken? Klik dan hier voor meer info.