Het archiveren van officiële documenten pak je als zelfstandige maar beter goed aan. Want op die manier vind je snel wat je zoekt bij een eventueel conflict met een klant, een vraag vanwege de fiscus of wanneer je simpelweg op zoek bent naar een specifiek bewijsstuk.
Voor een vlot toegankelijk archief – waardoor je ook nog eens kostbare tijd wint – is digitalisering het toverwoord. Dankzij een digitaal archief bespaar je plaats, heb je altijd een duidelijk overzicht van je administratie en volstaan enkele muisklikken om een specifiek document te raadplegen. Maar is een digitaal archief van facturen wel wettelijk? En zo ja, met welke spelregels moet je hierbij rekening houden?
Belangrijke documenten moet je als bedrijf verschillende jaren bewaren. Per type document geldt een verschillende bewaartermijn. Zo moet je jouw belastingaangifte 7 jaar bijhouden. Op die manier zit je safe als een belastingcontroleur langskomt om jouw personenbelasting, vennootschapsbelasting of btw onder de loep te nemen.
Voor sociale documenten (zoals personeelsregister, individuele rekeningen, arbeidscontracten, andere overeenkomsten tussen werkgever en werknemer, …) geldt een termijn van 5 jaar, terwijl verzekeringsdocumenten zelfs 10 jaar bijgehouden moeten worden. Notariële akten spannen de kroon met een levenslange bewaartermijn.
In principe moet je facturen tien jaar lang bewaren. Ze dienen als bewijs dat je ergens voor betaald hebt of dat iemand anders jou een geldsom verschuldigd is. De term ‘factuur’ dekt echter vele ladingen, waarbij telkens andere bewaartijden gelden.
Gerangschikt van klein naar groot gaat het bijvoorbeeld om restaurant- en hotelrekeningen (6 maanden), transportfacturen (1 jaar), deurwaarderskosten (1 jaar), aankoopfacturen en garantiebewijzen (2 jaar, wat trouwens de wettelijke garantietermijn is), medische kosten (2 jaar), bankdocumenten/hypothecaire leningen/huurbetalingen (5 jaar) en facturen voor onroerende goederen of aannemers (10 jaar).
Als je gedurende meerdere jaren al deze documenten verzamelt, dan levert dit een flinke stapel papier op. Voor een zelfstandige zorgt een papieren bedrijfsarchief bovendien voor heel wat extra kosten.
Daarom is het zeker een slimme zet – en wordt dit vanuit de overheid zelfs gestimuleerd – om belangrijke documenten digitaal te archiveren. In Vlaanderen kun je als ondernemer vrij bepalen hoe je jouw documenten bewaart: van volledig paperless tot het digitaliseren van papieren documenten.
Je kunt jouw digitale documenten ook afdrukken en bewaren, maar dat is niet echt een aanrader.
Bij de digitale archivering van officiële documenten horen in ons land specifieke wettelijke voorwaarden (vastgelegd in de zogenaamde Digital Act, een wet van 21 juli 2016). Zo is het cruciaal dat je steeds de authenticiteit van gearchiveerde documenten kunt aantonen.
Of anders gezegd: de herkomst van de documenten moet ontegensprekelijk aantoonbaar zijn. En uiteraard is het niet toegestaan dat de inhoud ervan gewijzigd kan worden. Om de authenticiteit en veiligheid van jouw archief te waarborgen, kun je beroep doen op laagdrempelige en gebruiksvriendelijke software.
Met dergelijke digitale tools kun je op je beide oren slapen.
Denk er ook aan om de opslag van jouw bedrijfsarchief professioneel aan te pakken. Sommige ondernemers bewaren hun documenten op eigen computers of servers, terwijl anderen een beroep doen op een externe provider.
Steeds meer zelfstandigen ontdekken trouwens de voordelen van een cloudoplossing. En het maken van de nodige back-ups blijft voor iedere zelfstandige een belangrijk aandachtspunt.
Terug naar overzicht
Deel
